ಪುರಾವೆಯಾಗಿ ಇಮೇಲ್ ಮಾಡಿ. ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ನಿಯಮಗಳು ಪತ್ರದ ಪ್ರತಿಯನ್ನು ಪ್ರಶ್ನಿಸುತ್ತದೆ

ಕಳೆದ ದಶಕಗಳಲ್ಲಿ, ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ಅಪಾರ ಜನಪ್ರಿಯತೆಯನ್ನು ಗಳಿಸಿದೆ ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂವಹನದ ಮುಖ್ಯ ಮಾರ್ಗಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿದೆ. ಇಂದು ಪರಸ್ಪರ ಸಂವಹನದ ಅಭ್ಯಾಸದಲ್ಲಿ ಇ-ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಬಳಸದ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯುವುದು ಕಷ್ಟ. ಇದರ ಹೊರತಾಗಿಯೂ, ಇಂದು ಅನೇಕರು ಪ್ರಶ್ನೆಯನ್ನು ಕೇಳುತ್ತಿದ್ದಾರೆ: ಆದ್ದರಿಂದ ಎಲ್ಲಾ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಲಾಗಿದೆಯೇ? ಸಮರ್ಥ ಪತ್ರದ ಸಹಾಯದಿಂದ ಕಳುಹಿಸುವವರ ಉತ್ತಮ ಪ್ರಭಾವವನ್ನು ಹೇಗೆ ರಚಿಸುವುದು?

ಈ ಲೇಖನವು ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸುತ್ತದೆ, ಮತ್ತು ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ ಸಲಹೆ, ಲೇಖನದಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ, ಇಮೇಲ್ಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವಾಗ ಸರಿಯಾದ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂವಹನವನ್ನು ಕಲಿಯಲು ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.

ಅನೇಕ ಜನರು ಹೊಸ ಸಂದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ ತಮ್ಮ ಮೇಲ್ಬಾಕ್ಸ್ ಅನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವ ಮೂಲಕ ತಮ್ಮ ಕೆಲಸದ ದಿನವನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುತ್ತಾರೆ. ಆದರೆ, ದುರದೃಷ್ಟವಶಾತ್, ಮಾಹಿತಿ ವಿನಿಮಯದ ಈ ವಿಧಾನದ ಹರಡುವಿಕೆಯ ಹೊರತಾಗಿಯೂ, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಭಾಷೆಯನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಬಳಸುವುದು ಹೇಗೆ ಎಂದು ಅನೇಕರಿಗೆ ತಿಳಿದಿಲ್ಲ, ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಸಂವಹನ ಮಾರ್ಗಕ್ಕಾಗಿ ಇಮೇಲ್ಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ.

ವಿತರಣೆಯ ವೇಗದಿಂದಾಗಿ, ಇದು ಪ್ರಮುಖ ಅಧಿಕೃತ ದಾಖಲೆಗಳು, ಫಾರ್ಮ್‌ಗಳು, ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್‌ಗಳ ವಿನಿಮಯವನ್ನು ಸರಳಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಇಲ್ಲಿಯೂ ಜನರು ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವಾಗ ತಪ್ಪುಗಳನ್ನು ಮಾಡುತ್ತಾರೆ. ಯಾವುದೇ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ವಿನಿಮಯ ಮಾಡುವಾಗ ಇ-ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸುವಾಗ, ಕೆಲವು ಕಾರಣಗಳಿಗಾಗಿ, ವಿಳಾಸದಾರರು ಕವರ್ ಪ್ರಬಂಧಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ವಿಷಯಗಳನ್ನು ನಮೂದಿಸುವುದಿಲ್ಲ, ಇದು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸಂಕೀರ್ಣಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ಲೇಖನದ ಉದ್ದೇಶವು ಪ್ರಶ್ನೆಗೆ ಉತ್ತರಿಸುವುದು: ಇ-ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಹೇಗೆ ಕಳುಹಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರದ ಲಿಖಿತ ಸಂವಹನದ ಎಲ್ಲಾ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವುದು ಹೇಗೆ?

ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವಾಗ, ಒದಗಿಸಿದ ಎಲ್ಲಾ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡಬೇಕು

ವ್ಯವಹಾರ ಇ-ಮೇಲ್ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳು ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವವರನ್ನು ಇಮೇಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಒದಗಿಸಲಾದ ಎಲ್ಲಾ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡಲು ಕಡ್ಡಾಯಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ವಿಳಾಸ ಮತ್ತು ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವವರ. ಕಳುಹಿಸಲಾದ ಪತ್ರದ ಸಾರವನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ವಿವರಿಸುವ ವಿಷಯವನ್ನು ವಿವರಿಸಲು ಮರೆಯದಿರಿ. ಆಗಾಗ್ಗೆ, ಕಳುಹಿಸಿದ ಪತ್ರದ ಭವಿಷ್ಯ ಮತ್ತು ಅದರಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಲಾದ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಹರಿಸುವ ವೇಗವು ಸರಿಯಾಗಿ ವಿವರಿಸಿದ ವಿಷಯವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ. ವ್ಯವಹಾರದ ಇಮೇಲ್ ವಂದನೆಯೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗಬೇಕು - ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಗೌರವದ ಈ ಸರಳ ಕ್ರಿಯೆ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಬಹಳ ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. ಶುಭಾಶಯದ ನಂತರ, ಪಠ್ಯವನ್ನು ಅನುಸರಿಸಬೇಕು, ಅದನ್ನು "ಪತ್ರದ ದೇಹ" ಎಂದು ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ, ಮತ್ತು ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಒಂದು ಸಹಿಯನ್ನು ಬಿಡಲಾಗುತ್ತದೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "ಗೌರವಯುತವಾಗಿ, ಬ್ರಿಸೊವ್ ಪೆಟ್ರ್ ಇವನೊವಿಚ್."

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಶುಭಾಶಯಗಳು

ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ನಿಮ್ಮ ಗಮನವನ್ನು ಮತ್ತಷ್ಟು ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸುವುದು ಯೋಗ್ಯವಾಗಿದೆ, ಏಕೆಂದರೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂವಹನಗಳ ಯಾವುದೇ ಅಂಶದಲ್ಲಿ ಗೌರವದ ಸೂಚಕವು ಬಹಳ ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಶುಭಾಶಯ ನುಡಿಗಟ್ಟು "ಗುಡ್ ಮಧ್ಯಾಹ್ನ" ಅಥವಾ "ಹಲೋ" ಆಗಿದೆ. ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನಡೆಸುವುದು ಕಳುಹಿಸುವವರನ್ನು "ಗುಡ್ ಈವ್ನಿಂಗ್" ಅಥವಾ "ಗುಡ್ ಮಾರ್ನಿಂಗ್" ಪದಗುಚ್ಛಗಳನ್ನು ಬಳಸದಂತೆ ಮಿತಿಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಏಕೆಂದರೆ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವುದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ನಂತರ ಓದಬಹುದು. ಶುಭಾಶಯದಲ್ಲಿ ಬಳಸುವ ಆಡುಮಾತಿನ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಗಳನ್ನು ಶುಭಾಶಯದಲ್ಲಿ ಬಳಸುವುದು ಸರಿಯಲ್ಲ.

ಶುಭಾಶಯದ ಪದ ಅಥವಾ ಪದಗುಚ್ಛದ ನಂತರ, ನೀವು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಪೋಷಕನಾಮದಿಂದ ಸಂಬೋಧಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಕಳುಹಿಸುವವರಿಗೆ ಹೆಸರು ತಿಳಿದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಈ ಕ್ಷಣವನ್ನು ಬಿಟ್ಟುಬಿಡಬಹುದು. ಅದರ ನಂತರ, ನೀವು ಪತ್ರದ ಉದ್ದೇಶದ ಪ್ರಸ್ತುತಿಗೆ ಮುಂದುವರಿಯಬಹುದು.

ವ್ಯವಹಾರ ಇಮೇಲ್ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಲಗತ್ತುಗಳು

ಪತ್ರದ ಮುಖ್ಯ ಉದ್ದೇಶವು ಲಿಖಿತ ನಿರೂಪಣೆ ಮತ್ತು ಸಮಸ್ಯೆಯ ಸಾರವನ್ನು ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸುವುದು ಮಾತ್ರವಲ್ಲದೆ ಫೈಲ್ ಕಳುಹಿಸುವುದೂ ಆಗಿದ್ದರೆ, ಮೊದಲು ಫಾರ್ವರ್ಡ್ ಮಾಡಿದ ವಸ್ತುವನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ. ಅನೇಕ ಕಳುಹಿಸುವವರು, ಗಮನವಿಲ್ಲದ ಕಾರಣ, ಪತ್ರದ ಪಠ್ಯದಲ್ಲಿ ಸಮಸ್ಯೆಯ ಸಾರವನ್ನು ತಿಳಿಸಿದ ನಂತರ, ಅಗತ್ಯ ಲಗತ್ತನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸಲು ಮರೆತುಬಿಡುತ್ತಾರೆ. ಅಂತಹ ನಿರ್ಲಕ್ಷ್ಯವು ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವವರ ವ್ಯಾಪಾರ ಖ್ಯಾತಿಯ ಮೇಲೆ ಪ್ರತಿಕೂಲ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರಬಹುದು.

ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸವು ಗುರುತಿಸಬಹುದಾದ ಮತ್ತು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿರಬೇಕು.

ವ್ಯವಹಾರ ಇಮೇಲ್ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳು ಕಳುಹಿಸುವವರಿಗೆ ಗುರುತಿಸಬಹುದಾದ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಹೆಸರನ್ನು ಹೊಂದಲು ನಿರ್ಬಂಧಿಸುತ್ತದೆ, ಅದು ಕಳುಹಿಸುವವರ ಹೆಸರಿನ ಬಗ್ಗೆ ಸತ್ಯವಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸದಲ್ಲಿ ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಅಥವಾ ಪದಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸಿದಾಗ ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ಮೇಲ್ಮನವಿಗಳು ಬಹಳ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಲ್ಲದ ಮತ್ತು ಮೂರ್ಖತನದಿಂದ ಕಾಣುತ್ತವೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸ "limon_petya". ವಯಸ್ಕರಿಗೆ ಇದು ತುಂಬಾ ಅಸಭ್ಯವಾಗಿ ಕಾಣುತ್ತದೆ. ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ, ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸುವುದು ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರ ಇಮೇಲ್ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರವನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ.

ಈ ಹಿಂದೆ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಇಮೇಲ್‌ಗಳಿಗೆ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ನೀಡಲು ತ್ವರಿತ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ (ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ) ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಬಳಸುವುದು

ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಅಥವಾ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಕಾರ್ಯವು (ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ Re:) ಕಳುಹಿಸುವವರಿಂದ ಈ ಹಿಂದೆ ಕಳುಹಿಸಿದ ಸಂದೇಶಗಳಿಗೆ ತ್ವರಿತವಾಗಿ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಲು ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವಿಷಯದ ಕುರಿತು ಸಂವಾದಕನೊಂದಿಗೆ ಹಿಂದಿನ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಓದುವ ಸಾರ್ವತ್ರಿಕ ಸಾಮರ್ಥ್ಯವನ್ನು ಈ ಕಾರ್ಯವು ಹೊಂದಿದೆ. ಆದರೆ ವ್ಯವಹಾರದ ಇಮೇಲ್ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳು ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಚರ್ಚೆಯ ಸಾರವನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಿದರೆ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ವಿಷಯವನ್ನು ಮರುಹೆಸರಿಸಲು ಕಳುಹಿಸುವವರನ್ನು ನಿರ್ಬಂಧಿಸುತ್ತದೆ.

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು, ಕಾಗುಣಿತ ಮತ್ತು ವಿರಾಮಚಿಹ್ನೆಯ ದೋಷಗಳಿಗಾಗಿ ಪ್ರೂಫ್ ರೀಡ್ ಮಾಡಿ.

ಇ-ಮೇಲ್ ಮಾಹಿತಿಯ ವಿನಿಮಯವನ್ನು ಸರಳಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ, ನೀವು ರಷ್ಯಾದ ಭಾಷೆಯ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಬಾರದು, ಏಕೆಂದರೆ ಅಜಾಗರೂಕತೆಯಿಂದ ಮಾಡಿದ ತಪ್ಪು ಕಳುಹಿಸುವವರ ಅಧಿಕಾರದ ಮೇಲೆ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುತ್ತದೆ. ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು, ನೀವು ಪಠ್ಯವನ್ನು ಹಲವಾರು ಬಾರಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಕಾಗುಣಿತ ಮತ್ತು ವಿರಾಮಚಿಹ್ನೆ ದೋಷಗಳಿಗಾಗಿ ಅದನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು. ಅನೇಕ ಇಮೇಲ್ ಕ್ಲೈಂಟ್‌ಗಳು ಕಾಗುಣಿತ ಪರೀಕ್ಷಕವನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದಾರೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ಕೆಂಪು ಬಣ್ಣದಲ್ಲಿ ಅಂಡರ್ಲೈನ್ ​​ಮಾಡಲಾದ ಪದಗಳಿಗೆ ಗಮನ ಕೊಡಿ. ಸರಿಯಾದ ಕಾಗುಣಿತದ ಬಗ್ಗೆ ನಿಮಗೆ ಯಾವುದೇ ಸಂದೇಹಗಳಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಇಂಟರ್ನೆಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಸಹಾಯವನ್ನು ಪಡೆಯಬೇಕು ಅಥವಾ ಕಾಗುಣಿತ ನಿಘಂಟನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ಕಾಗುಣಿತವನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು.

ವಿಳಾಸ ಕ್ಷೇತ್ರವನ್ನು ಕೊನೆಯದಾಗಿ ತುಂಬಬೇಕು.

ಅಪೂರ್ಣ ಅಥವಾ ಸಂಪಾದಿಸದ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ಕೊನೆಯ ಕ್ಷಣದಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಬೇಕು. ಈ ನಿಯಮವನ್ನು ವ್ಯಾಪಾರ ಇಮೇಲ್ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಮೂಲಭೂತ ಅಂಶಗಳಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾಗಿದೆ. ವಿಳಾಸದಾರರ ಕ್ಷೇತ್ರವನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವಾಗ, ಇ-ಮೇಲ್ ಹಿಂದೆ ಬಳಸಿದ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ನೀಡಬಹುದು, ಇಲ್ಲಿ ನೀವು ಮೂರನೇ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ಸಂಕಲಿಸಿದ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ತಪ್ಪಾಗಿ ಕಳುಹಿಸದಿರಲು ನಿಮ್ಮ ಗಮನವನ್ನು ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸಬೇಕು.

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ರಚಿಸುವುದು

ಪಠ್ಯ ರಚನೆಯ ನಿಯಮಗಳು ಕಾಗದದ ಮಾಧ್ಯಮಕ್ಕೆ ಮಾತ್ರವಲ್ಲ, ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳಿಗೂ ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತವೆ. ಮಾನಿಟರ್ ಪರದೆಯಲ್ಲಿ ದೊಡ್ಡ ಪ್ರಮಾಣದ ಪಠ್ಯ ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ಓದಲು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಯಾವಾಗಲೂ ಅನುಕೂಲಕರವಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ. ಈ ಅಂಶವನ್ನು ಸರಳೀಕರಿಸಲು, ನೀವು ಪಠ್ಯವನ್ನು ತಾರ್ಕಿಕವಾಗಿ ರಚಿಸಲಾದ ಸಣ್ಣ ಪ್ಯಾರಾಗ್ರಾಫ್ಗಳಾಗಿ ಮುರಿಯಬೇಕು ಮತ್ತು ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಬರೆಯುವಲ್ಲಿ ಸಂಕೀರ್ಣವಾದ ವಾಕ್ಯಗಳನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಬೇಕು. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಒಂದು ವಾಕ್ಯದ ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಉದ್ದವು ಹದಿನೈದು ಪದಗಳಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚಿರಬಾರದು.

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ಸಾರವನ್ನು ಅರ್ಹತೆಯ ಮೇಲೆ ಹೇಳಬೇಕು

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವಿಷಯದ ಜೊತೆಗೆ, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ದೇಹದ ಪಠ್ಯದ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಿದ ಮೊದಲ ಮತ್ತು ಎರಡನೆಯ ವಾಕ್ಯದಲ್ಲಿ ಆಸಕ್ತಿ ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಕಳುಹಿಸುವವರ ಕಾರ್ಯವು ಪತ್ರದ ಆರಂಭದಲ್ಲಿ ಅವರು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಉದ್ದೇಶಿಸಿರುವ ಸಮಸ್ಯೆ ಅಥವಾ ಸಮಸ್ಯೆಯ ಸಾರವನ್ನು ತಿಳಿಸುವುದು. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಯಾವ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಕಳುಹಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಮೊದಲ ವಾಕ್ಯವು ಸೂಚಿಸಬೇಕು. ಮಾದರಿ: "02.01.2017 ದಿನಾಂಕದ ಒಪ್ಪಂದ ಸಂಖ್ಯೆ 45 ರ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಬಾಧ್ಯತೆಯ ನಿಯಮಗಳು "ಬೃಹತ್ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳ ಪೂರೈಕೆಯಲ್ಲಿ" ಕೊನೆಗೊಳ್ಳುತ್ತಿವೆ ಎಂದು ನಾವು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತೇವೆ. ಒಪ್ಪಂದವನ್ನು ವಿಸ್ತರಿಸಲು, ನೀವು ದಾಖಲೆಗಳ ಹೊಸ ಪ್ಯಾಕೇಜ್ ಅನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕು. ಗೊತ್ತುಪಡಿಸಿದ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ಮುಖ್ಯ ಆಲೋಚನೆಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಅವಕಾಶವಿದೆ. ಪತ್ರದ ಪಠ್ಯವು ತುಂಬಾ ದೊಡ್ಡದಾಗಿದ್ದರೆ, ಪಠ್ಯ ದಾಖಲೆಯ ರೂಪದಲ್ಲಿ ವಸ್ತುವನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸುವ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸುವ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಉತ್ತಮ, ಆದರೆ ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಪಠ್ಯ ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ಕವರ್ ಪ್ರಬಂಧವನ್ನು ಬಿಡಬೇಕು ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಬೆಳಗಿಸುತ್ತದೆ. ಮಾದರಿ: “ನಾವು ನಿಮಗೆ ಪರಿಶೀಲನೆಗಾಗಿ Mak-Stroy LLC ನಿಂದ ಪತ್ರದ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಪ್ರತಿಯನ್ನು ಕಳುಹಿಸುತ್ತಿದ್ದೇವೆ. ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸಿದ ಗಡುವಿನವರೆಗೆ ಜನವರಿ 2, 2017 ರ "ಬೃಹತ್ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳ ಪೂರೈಕೆಯಲ್ಲಿ" ಒಪ್ಪಂದದ ಸಂಖ್ಯೆ 45 ರ ವಿಸ್ತರಣೆಯ ಕುರಿತು ನಿಮ್ಮ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ನಮಗೆ ತಿಳಿಸಲು ನಾವು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕೇಳುತ್ತೇವೆ.

ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವ್ಯವಹಾರ ಇಮೇಲ್‌ಗೆ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕು.

ಕೆಲವು ಕಾರಣಗಳಿಗಾಗಿ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಿದಾಗ ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಋಣಾತ್ಮಕ ಉದಾಹರಣೆಗಳಿವೆ. ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಕೆಲವು ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಉತ್ತರವನ್ನು ನೀಡಲಾಗದ ಸಂದರ್ಭಗಳು ಇರಬಹುದು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಹರಿಸುವ ಪದವು ಹಲವಾರು ದಿನಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬಹುದು ಅಥವಾ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಆಲೋಚನೆಯಲ್ಲಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ಕೇಳಿದ ಪ್ರಶ್ನೆಗೆ ತಕ್ಷಣವೇ ಉತ್ತರಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಈ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ಕಾಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ನೀಡಬೇಕು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "ಹಲೋ, ಪೀಟರ್ ಇವನೊವಿಚ್. ನಾನು ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ್ದೇನೆ, ಆದರೆ ಇಂದು ನಾನು ಉತ್ತರಿಸಲು ಕಷ್ಟಕರವಾಗಿದೆ, ಏಕೆಂದರೆ ನಾನು ಉನ್ನತ ನಿರ್ವಹಣೆಯೊಂದಿಗೆ ಸಮಾಲೋಚಿಸಬೇಕಾಗಿದೆ. ನಾನು ನಿಮ್ಮ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ನಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯ ಸಿಇಒಗೆ ವರದಿ ಮಾಡುತ್ತೇನೆ ಮತ್ತು ವಾರಾಂತ್ಯದೊಳಗೆ ಅಧಿಕೃತ ಉತ್ತರವನ್ನು ನೀಡುತ್ತೇನೆ. ವಿಧೇಯಪೂರ್ವಕವಾಗಿ, ಮಾರಾಟ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕ ಬೆಲೋವ್ ಇವಾನ್ ಗೆನ್ನಡಿವಿಚ್.

ಮೂರು ಕೆಲಸದ ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಉತ್ತರವನ್ನು ನೀಡದಿದ್ದರೆ, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಮೌನವನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಕಳುಹಿಸುವವರೊಂದಿಗೆ ಸಂವಹನ ನಡೆಸಲು ನಿರಾಕರಿಸುವುದು ಎಂದು ನಿರ್ಣಯಿಸಬಹುದು ಎಂದು ನೆನಪಿನಲ್ಲಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದು ಯೋಗ್ಯವಾಗಿದೆ.

ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ, ನೀವು ಕೇಳಿದ ಎಲ್ಲಾ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕು.

ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸಿದ ಪತ್ರವು ಪ್ರಶ್ನಾರ್ಹ ಸ್ವರೂಪದ್ದಾಗಿದ್ದರೆ, ಪತ್ರವನ್ನು ರಚಿಸುವಾಗ, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪಠ್ಯದಲ್ಲಿ ಇರುವ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಗಳನ್ನು ನೀಡಬೇಕು. ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಕೇಳಿದರೆ, ಕಳುಹಿಸುವವರು ಅವರಿಗೆ ಕಾಂಕ್ರೀಟ್ ಉತ್ತರಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಲು ಆಶಿಸುತ್ತಾರೆ. ಪತ್ರವನ್ನು ರಚಿಸುವಾಗ, ಉತ್ತರಗಳನ್ನು ಎಣಿಸಬಾರದು, ನೀವು ಆಲೋಚನೆಯನ್ನು ಕ್ರಮವಾಗಿ ಹೇಳಬೇಕಾಗಿದೆ. ಕೇಳಲಾದ ಎಲ್ಲಾ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸಲು, ಮೊದಲು ನೀವು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಹಲವಾರು ಬಾರಿ ಪುನಃ ಓದಬೇಕು ಮತ್ತು ಹಲವಾರು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿದ್ದರೆ, ತಪ್ಪಿಸಿಕೊಳ್ಳದಂತೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಬರೆಯುವುದು ಉತ್ತಮ. ಕೇಳಿದ ಕೆಲವು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸಲು ಅಸಾಧ್ಯವಾದರೆ, ಈ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಕೆಲವು ಕಾರಣಗಳಿಗಾಗಿ, ಉತ್ತರವನ್ನು ನೀಡಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ ಎಂದು ಸೂಚಿಸುವುದು ಯೋಗ್ಯವಾಗಿದೆ.

ಸಂಕ್ಷೇಪಣಗಳು, ಭಾವನಾತ್ಮಕ ವಿನ್ಯಾಸ ಮತ್ತು ದೊಡ್ಡ ಅಕ್ಷರಗಳನ್ನು ನಿಂದಿಸಬೇಡಿ

ಎಮೋಟಿಕಾನ್‌ಗಳ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ಕಳುಹಿಸುವವರು ಅದನ್ನು ದುರ್ಬಲಗೊಳಿಸಿದಾಗ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಋಣಾತ್ಮಕ ಉದಾಹರಣೆಗಳಿವೆ. ಸಾಮಾಜಿಕ ನೆಟ್‌ವರ್ಕ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಸಂವಹನ ಮಾಡುವಾಗ ಅವರ ಬಳಕೆಯು ಜನಪ್ರಿಯವಾಗಿದೆ, ಆದಾಗ್ಯೂ, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳು ಭಾವನೆಗಳ ಅಂತಹ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಗಳನ್ನು ಸ್ವಾಗತಿಸುವುದಿಲ್ಲ, ಏಕೆಂದರೆ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಅವರ ನಿಜವಾದ ಅರ್ಥ ತಿಳಿದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಗ್ರಹಿಸಲಾಗದ ವಿರಾಮಚಿಹ್ನೆ ದೋಷಗಳಿಗೆ ಅವರನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬಹುದು.

ದೊಡ್ಡ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಬರೆಯಲು ನಿರಾಕರಿಸುವುದು ಸಹ ಯೋಗ್ಯವಾಗಿದೆ. ಅಂತರ್ಜಾಲದಲ್ಲಿ, ದೊಡ್ಡ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಬರೆಯಲಾದ ಪದಗಳ ಗುಂಪನ್ನು "ಕೂಗುವ ನುಡಿಗಟ್ಟುಗಳು" ಎಂದು ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಅಂತಹ ನುಡಿಗಟ್ಟುಗಳು ನಕಾರಾತ್ಮಕ ಅರ್ಥವನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತವೆ. ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು, ವ್ಯವಹಾರ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಓದುವಾಗ, ಅಂತಹ ಫಾಂಟ್ ಅನ್ನು ಋಣಾತ್ಮಕವಾಗಿ ಪರಿಗಣಿಸಬಹುದು, ಇದು ಅರ್ಥದ ಗ್ರಹಿಕೆಗೆ ಪ್ರತಿಕೂಲ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುತ್ತದೆ. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಯಾವುದೇ ಬಿಂದುವಿನ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯನ್ನು ಒತ್ತಿಹೇಳಲು ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ, ಪರಿಚಯಾತ್ಮಕ ಪದಗುಚ್ಛಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಉತ್ತಮ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "02/10/ ಕ್ಕಿಂತ ನಂತರ ಒಪ್ಪಂದವನ್ನು ವಿಸ್ತರಿಸಲು ನೀವು ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ಯಾಕೇಜ್ ಅನ್ನು ಒದಗಿಸಬೇಕಾಗಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ದಯವಿಟ್ಟು ಗಮನಿಸಿ. 2017" ಅಥವಾ "ಒಪ್ಪಂದವನ್ನು ವಿಸ್ತರಿಸಲು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳನ್ನು ಫೆಬ್ರವರಿ 10, 2017 ರ ಮೊದಲು ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ದಯವಿಟ್ಟು ಗಮನಿಸಿ.

ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಸೂಕ್ಷ್ಮ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಕಳುಹಿಸಬೇಡಿ

ವೈಯಕ್ತಿಕ ಅಥವಾ ಗೌಪ್ಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸಲು, ಇ-ಮೇಲ್ ಬಾಕ್ಸ್‌ಗಳನ್ನು ನಿರಾಕರಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ, ಏಕೆಂದರೆ ತಮ್ಮ ಸ್ವಾರ್ಥಿ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ ಒಳನುಗ್ಗುವವರು ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪ್ರತಿಬಂಧಿಸುವ ಬೆದರಿಕೆ ಇದೆ. ಅಂತಹ ಮಾಹಿತಿಯು ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು: ಫೋನ್ ಸಂಖ್ಯೆಗಳು, ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್‌ಗಳು ಬ್ಯಾಂಕ್ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳು, ವೈಯಕ್ತಿಕ ಬ್ಯಾಂಕ್ ಖಾತೆಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ. ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಮೇಲ್ ಏಜೆಂಟ್‌ನ ಸರ್ವರ್‌ನಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಹ್ಯಾಕಿಂಗ್ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಕದಿಯಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ನೆನಪಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದು ಬಹಳ ಮುಖ್ಯ.

ಕಳುಹಿಸುವವರ ಸಹಿ ಪತ್ರದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಇರಬೇಕು.

ಮೊದಲೇ ಹೇಳಿದಂತೆ, ಕಳುಹಿಸಲಾದ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಇಮೇಲ್ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸಹಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ, ಮೇಲ್ಬಾಕ್ಸ್ ಡೆವಲಪರ್ಗಳು ಸಹಿ ಬ್ಲಾಕ್ನ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸುತ್ತಾರೆ, ಇದರಲ್ಲಿ ನೀವು ಸ್ಥಾನ, ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಸಂಪರ್ಕ ಫೋನ್ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಬಗ್ಗೆ ನಿಮ್ಮ ಡೇಟಾವನ್ನು ನಮೂದಿಸಬಹುದು. ತರುವಾಯ, ಈ ಬ್ಲಾಕ್ ಅನ್ನು ಪ್ರತಿ ಅಕ್ಷರದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಪ್ರದರ್ಶಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಇದು ಟೈಪಿಂಗ್ ಅನ್ನು ಸುಲಭಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ಸಹಿಯನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಬರೆಯುವುದು ಮುಖ್ಯ, ಆದ್ದರಿಂದ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರಿಸುವಾಗ ಕಳುಹಿಸುವವರನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ತಿಳಿಸಲು ಅವಕಾಶವಿದೆ. ಸಹಿಯ ಉದಾಹರಣೆಯು ಈ ರೀತಿ ಕಾಣಿಸಬಹುದು: "ಗೌರವಯುತವಾಗಿ, ನಿಕೋಲಾಯ್ ಅಲೆಕ್ಸಾಂಡ್ರೊವಿಚ್ ಪೆಟ್ರೋವ್, +79810000000."

ತೀರ್ಮಾನಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವುದು, ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಹೇಗೆ ನಡೆಸುವುದು ಎಂಬುದನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು, ನೀವು ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಮತ್ತು ಸಂಕೀರ್ಣ ಮೂಲಭೂತ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಕರಗತ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ ಎಂದು ಗಮನಿಸಬಹುದು. ಒಬ್ಬರು ಶಿಷ್ಟಾಚಾರದ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಪಾಲಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ರಷ್ಯಾದ ಭಾಷೆಯ ಮಾನದಂಡಗಳನ್ನು ಗಮನಿಸಬೇಕು.

ಹೊರಹೋಗುವ ಪತ್ರದ ನಕಲನ್ನು ಹೇಗೆ ತಯಾರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ? ನಾನು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹೆಡರ್ ಅನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕಬೇಕೇ?

ಉತ್ತರ

ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಸಂವಹನವು ಯಾವುದೇ ಆಧುನಿಕ ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸಗಾರರ ಕೆಲಸದ ಅವಿಭಾಜ್ಯ ಅಂಗವಾಗಿದೆ. ಮತ್ತು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕರು ಇದಕ್ಕೆ ಹೊರತಾಗಿಲ್ಲ. ವ್ಯವಹಾರ ಸಂವಹನವು ಉತ್ಪಾದಕ, ಭಾವನಾತ್ಮಕವಾಗಿ ಆರಾಮದಾಯಕ ಮತ್ತು ಅತ್ಯಂತ ನೈತಿಕವಾಗಿರುವ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಹೇಗೆ ನಡೆಸುವುದು? ನಾನು ಓದುಗರಿಗೆ ಕೆಲವು ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ ಸಲಹೆಗಳನ್ನು ನೀಡುತ್ತೇನೆ.

ಸಲಹೆ 1. ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಮನವಿಯನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಬೇಡಿ

ಹೀಗಾಗಿ, ವ್ಯಕ್ತಿಯ ವ್ಯಕ್ತಿತ್ವಕ್ಕೆ ನಿಮ್ಮ ಗಮನವನ್ನು ನೀವು ಪ್ರದರ್ಶಿಸುವಿರಿ. ಪತ್ರವನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಬರೆಯಲಾಗಿದ್ದರೆ, ಅದರಲ್ಲಿ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಮನವಿಯ ಅನುಪಸ್ಥಿತಿಯು ತಪ್ಪಾಗಿ ಮತ್ತು ಅಸಭ್ಯವಾಗಿ ಕಾಣುತ್ತದೆ.

ನೀವು ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ಮೊದಲ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ, ಪ್ರಶ್ನೆಯು ಆಗಾಗ್ಗೆ ಉದ್ಭವಿಸುತ್ತದೆ: ಅವನನ್ನು ಹೇಗೆ ಸಂಬೋಧಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ - ಕೇವಲ ಹೆಸರಿನಿಂದ ಅಥವಾ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಪೋಷಕನಾಮದಿಂದ? ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಈ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಪತ್ರವನ್ನು ನಿಮಗೆ ಕೊನೆಗೊಳಿಸುವ ಸಹಿಯಲ್ಲಿ ಏನು ಬರೆಯಲಾಗಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ನೀವು ನೋಡಬೇಕು. ಹೆಸರನ್ನು ಅಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಿದರೆ (ಪೋಷಕವಿಲ್ಲದೆ), ಉದಾಹರಣೆಗೆ "ಸ್ವೆಟ್ಲಾನಾ ಕೊಟೊವಾ"ನಂತರ ಹೆಸರಿನಿಂದ ಕರೆಯಲು ಹಿಂಜರಿಯಬೇಡಿ. ಮತ್ತು ಸಹಿ ಹೇಳಿದರೆ "ಸ್ವೆಟ್ಲಾನಾ ವಾಸಿಲೀವ್ನಾ ಕೊಟೊವಾ, ಟ್ರೆನ್ಜೋರ್ ಎಲ್ಎಲ್ ಸಿ ಮುಖ್ಯ ಅಕೌಂಟೆಂಟ್", ನಂತರ ನೀವು ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ತಿಳಿಸಬೇಕು. ಯಾವುದೇ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಎರಡನೆಯ ಆಯ್ಕೆಯು ಅತ್ಯಂತ ಸರಿಯಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಆದ್ದರಿಂದ ಗೆಲುವು-ಗೆಲುವು.

"ಇಂದ" ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿನ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸಲು ನಾನು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡುವುದಿಲ್ಲ. ವಾಸ್ತವವಾಗಿ, ಆಗಾಗ್ಗೆ ಇದನ್ನು ಆರಂಭದಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸದ ಮಾಲೀಕರಿಂದಲ್ಲ, ಆದರೆ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಹೊಂದಿಸುವಾಗ ಕಂಪನಿಯ ಐಟಿ ತಜ್ಞರಿಂದ ತುಂಬಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಅಂದಹಾಗೆ, ವ್ಯಾಪಾರ ಪಾಲುದಾರ ಅಥವಾ ಕ್ಲೈಂಟ್ ಅನ್ನು ಉದ್ದೇಶಿಸಿ ಮಾತನಾಡುವಾಗ, ಹೆಸರಿನ ಕಿರು ರೂಪವನ್ನು ಬಳಸದಂತೆ ನಾನು ಬಲವಾಗಿ ಸಲಹೆ ನೀಡುತ್ತೇನೆ ("ಸಾಶಾ" ಬದಲಿಗೆ "ಸಾಶ್", "ಅನ್ಯಾ" ಬದಲಿಗೆ "ಆನ್"), ಎಷ್ಟೇ ಪ್ರಜಾಪ್ರಭುತ್ವ ಬರವಣಿಗೆಯ ಶೈಲಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ಎಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ಇರಲಿ. ಮೌಖಿಕ ಭಾಷಣದಲ್ಲಿ ಪರಿಚಿತವಾಗಿರುವದು, ಲಿಖಿತ ಭಾಷೆಯಲ್ಲಿ ತುಂಬಾ ಸರಳವಾಗಿ ಕಾಣುತ್ತದೆ.

ಸಲಹೆ 2. ಶುಭಾಶಯದ ಆಕಾರಕ್ಕೆ ವಿಶೇಷ ಗಮನ ಕೊಡಿ

ಪದಗುಚ್ಛವನ್ನು ಬಳಸಬೇಡಿ "ಶುಭ ದಿನ!". ವಿಳಾಸದಾರರ ಸಮಯ ವಲಯವನ್ನು ಹೊಂದಿಸುವ ಸದುದ್ದೇಶದಿಂದ ನೀವು ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದರೂ ಸಹ, ಈ ನುಡಿಗಟ್ಟು ರುಚಿಯಿಲ್ಲ ಎಂದು ತೋರುತ್ತದೆ, ನಾನು ಅಸಭ್ಯವಾಗಿಯೂ ಹೇಳುತ್ತೇನೆ. ತಟಸ್ಥ ಆಯ್ಕೆಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಉತ್ತಮ: "ಹಲೋ...", "ಶುಭ ಅಪರಾಹ್ನ...". ಮತ್ತು ಸಹಜವಾಗಿ, ವಿಳಾಸದಾರರ ಹೆಸರನ್ನು ಶುಭಾಶಯಕ್ಕೆ ಸೇರಿಸಿ, ನಿಮಗೆ ತಿಳಿದಿದ್ದರೆ. ನನಗೆ ವೈಯಕ್ತಿಕವಾಗಿ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಇದು ಮುಖವಿಲ್ಲದ ಬದಲಿಗೆ ಹೆಚ್ಚು ಆಹ್ಲಾದಕರವಾಗಿರುತ್ತದೆ "ಹಲೋ!"ವೈಯಕ್ತಿಕ ಪಡೆಯಿರಿ "ಹಲೋ, ತಮಾರಾ!".

ಈ ರೀತಿಯಾಗಿ ನೀವು ವಿಳಾಸದಾರರ ಸಮಯವನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಉಳಿಸುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ನೆನಪಿಡಿ. ಎಲ್ಲಾ ನಂತರ, ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪತ್ರದ ವಿಷಯವನ್ನು ತಕ್ಷಣವೇ ನಿರ್ಣಯಿಸಲು ಮತ್ತು ಅದರ ಆದ್ಯತೆ ಮತ್ತು ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯನ್ನು ತ್ವರಿತವಾಗಿ ನಿರ್ಧರಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ.

ವಿಷಯದ ಮಾತುಗಳು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿರಬೇಕು, ಆದರೆ ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ವಿಷಯವನ್ನು ನಿಖರವಾಗಿ ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿಸಬೇಕು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "ಒಪ್ಪಂದ, ಸರಕುಪಟ್ಟಿ, ಆಲ್ಫಾ LLC ನಿಂದ ಆಕ್ಟ್"ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳ ಬದಲಿಗೆ. ಚರ್ಚೆಯಲ್ಲಿರುವ ಸಮಸ್ಯೆಯ ಅಂಶಗಳು ಬದಲಾಗುತ್ತಿದ್ದಂತೆ, ವಿಷಯಕ್ಕೆ ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣವನ್ನು ಸೇರಿಸಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, “ಪೆರ್ಮ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಸಹಕಾರ” → “ಪೆರ್ಮ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಸಹಕಾರ. ಮಾತುಕತೆಯ ದಿನಾಂಕ” → “ಪೆರ್ಮ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಸಹಕಾರ. ಕರಡು ಒಪ್ಪಂದ".

ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ "ವಿಷಯ" ಕ್ಷೇತ್ರವನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ನಿರಂಕುಶವಾಗಿ ತುಂಬಿದ್ದಾರೆ ಅಥವಾ ತುಂಬಿಲ್ಲ ಎಂದು ನೀವು ನೋಡಿದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಸ್ವಂತ ಕೈಯಲ್ಲಿ ಉಪಕ್ರಮವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಿ ಮತ್ತು ಎರಡು ಸನ್ನಿವೇಶಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದನ್ನು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿ.

ಸನ್ನಿವೇಶ 1.ಉತ್ತರಿಸುವಾಗ, "ವಿಷಯ" ಕ್ಷೇತ್ರವನ್ನು ನೀವೇ ಭರ್ತಿ ಮಾಡಿ. ವಿಳಾಸದಾರರು ಗಮನಹರಿಸಿದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಸಾಕಷ್ಟು ರೂಪಕ್ಕೆ ತರಲು ಇದು ಈಗಾಗಲೇ ಸಾಕಾಗುತ್ತದೆ.

ಸನ್ನಿವೇಶ 2.ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು "ವಿಷಯ" ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವುದನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸುವುದನ್ನು ಮುಂದುವರಿಸಿದರೆ, ಕೆಳಗಿನ ವಿಷಯದೊಂದಿಗೆ ಅವರಿಗೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯಿರಿ: "ಅಲ್ಲಾ, "ವಿಷಯ" ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ಪತ್ರದ ವಿಷಯವನ್ನು ತಕ್ಷಣವೇ ಸೂಚಿಸಲು ನಾನು ಸೂಚಿಸುತ್ತೇನೆ. ಈ ರೀತಿಯಾಗಿ ನಾವು ನಮ್ಮ ಸಂವಹನದ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿತ್ವವನ್ನು ಗಮನಾರ್ಹವಾಗಿ ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತೇವೆ ಎಂದು ನಾನು ಭಾವಿಸುತ್ತೇನೆ..

ಸಲಹೆ 4. "ಟು" ಮತ್ತು "ಸಿಸಿ" ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಿಗೆ ಗಮನ ಕೊಡಿ

ವ್ಯಾಪಾರ ಪರಿಸರದಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಅಂಗೀಕರಿಸಲ್ಪಟ್ಟ ಈ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ನೀವು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು:

• <если>"ಟು" ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ನೀವು ಮಾತ್ರ ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತೀರಿ - ಇದರರ್ಥ ಪತ್ರ ಕಳುಹಿಸುವವರು ಅವರ ಪ್ರಶ್ನೆ ಅಥವಾ ವಿನಂತಿಗೆ ನಿಮ್ಮಿಂದ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಗಾಗಿ ಕಾಯುತ್ತಿದ್ದಾರೆ;
• <если>ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ಹಲವಾರು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಇದ್ದಾರೆ - ಕಳುಹಿಸುವವರು ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರಿಂದ ಅಥವಾ ಯಾವುದೇ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಂದ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಗಾಗಿ ಕಾಯುತ್ತಿದ್ದಾರೆ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರಿಸುವಾಗ, "ಎಲ್ಲರಿಗೂ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ" ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ಕಳುಹಿಸುವವರು ಹೊಂದಿಸಿರುವ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಉಳಿಸಿ (ಸಹಜವಾಗಿ, ನೀವು ಉದ್ದೇಶಪೂರ್ವಕವಾಗಿ ಪತ್ರದ ಲೇಖಕರಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಉತ್ತರಿಸಲು ಬಯಸುವುದಿಲ್ಲ, ನಿಮ್ಮ ಸಾರವನ್ನು ಮರೆಮಾಡಿ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸುವ ಉಳಿದವರಿಂದ ಉತ್ತರ);
• <если>ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರು "ನಕಲು" ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ - ಕಳುಹಿಸುವವರು ನಿಮ್ಮಿಂದ ಉತ್ತರವನ್ನು ನಿರೀಕ್ಷಿಸದಿರುವಾಗ ನೀವು ಸಮಸ್ಯೆಯ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿದಿರಬೇಕೆಂದು ಬಯಸುತ್ತಾರೆ. ಆದ್ದರಿಂದ, ನೀವು ಈ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಪ್ರವೇಶಿಸಬಾರದು. ನೀವು ಇನ್ನೂ ಇದನ್ನು ಮಾಡಲು ನಿರ್ಧರಿಸಿದರೆ, ನುಡಿಗಟ್ಟುಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದನ್ನು ಬರೆಯಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ ರೂಪದ ಸಂಕೇತವಾಗಿದೆ: "ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ, ನಾನು ಈ ವಿಷಯದ ಚರ್ಚೆಗೆ ಸೇರಲು ಬಯಸುತ್ತೇನೆ ...", "ನನ್ನ ಅಭಿಪ್ರಾಯವನ್ನು ತಿಳಿಸುತ್ತೇನೆ...".

BCC ಕ್ಷೇತ್ರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ, ವ್ಯವಹಾರ ನೀತಿಶಾಸ್ತ್ರದ ದೃಷ್ಟಿಕೋನದಿಂದ ಇದು ಅತ್ಯಂತ ವಿವಾದಾತ್ಮಕ ಇಮೇಲ್ ಸಾಧನವಾಗಿದೆ. ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಇದನ್ನು ಬಹುತೇಕ ರಹಸ್ಯ ಕಣ್ಗಾವಲು ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿಯ ಸಾಧನವಾಗಿ ಗ್ರಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಎಲ್ಲಾ ನಂತರ, "Bcc" ನಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾದ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಇತರ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಗೋಚರಿಸುವುದಿಲ್ಲ. ಕೆಲವು, ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ದೊಡ್ಡ ಕಂಪನಿಗಳಲ್ಲಿ, ವಿಶೇಷವಾಗಿ ನೀತಿಶಾಸ್ತ್ರದ ವಿಷಯಗಳಲ್ಲಿ ನಿಷ್ಠುರವಾಗಿದೆ, ಸಾಮೂಹಿಕ ಮೇಲಿಂಗ್‌ಗಳನ್ನು ಹೊರತುಪಡಿಸಿ ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಈ ಕ್ಷೇತ್ರವನ್ನು ಬಳಸುವುದನ್ನು ಕಟ್ಟುನಿಟ್ಟಾಗಿ ನಿಷೇಧಿಸಲಾಗಿದೆ. ಆದರೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ಕಂಪನಿಗಳಲ್ಲಿ ಅವರು ಇದನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಾರೆ, ಈ ಕೆಳಗಿನ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಗಮನಿಸುತ್ತಾರೆ:

• "Bcc" ಕ್ಷೇತ್ರವನ್ನು ತುಂಬಿದ ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದು ಪತ್ರದ ಲೇಖಕರು ಅಂತಹ ಸಂದೇಶದ ಕಾರಣ ಮತ್ತು ಉದ್ದೇಶದ ಬಗ್ಗೆ ಗುಪ್ತ ಸ್ವೀಕೃತದಾರರಿಗೆ ಸೂಚಿಸಿದ್ದಾರೆ (ಅಥವಾ ಹಾಗೆ ಮಾಡಲು ಹೊರಟಿದ್ದಾರೆ) ಎಂದು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ;
• ಗುಪ್ತ ವಿಳಾಸದಾರನು ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಪ್ರವೇಶಿಸುವ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ.

ತರಬೇತಿಯಲ್ಲಿ, ನನಗೆ ಆಗಾಗ್ಗೆ ಪ್ರಶ್ನೆಯನ್ನು ಕೇಳಲಾಗುತ್ತದೆ: ಕ್ಲೈಂಟ್ ಅಥವಾ ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಯ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಲು ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಸಮಯದ ಬಗ್ಗೆ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಮಾನದಂಡಗಳಿವೆಯೇ? ಆದರೆ ಅದಕ್ಕೆ ಸಾರ್ವತ್ರಿಕ ಉತ್ತರವಿಲ್ಲ.

ನಾವು ಆಂತರಿಕ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಬಗ್ಗೆ ಮಾತನಾಡಿದರೆ, ಇಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಕಂಪನಿಯ ಜೀವನದ ವೇಗ ಮತ್ತು ಲಯದಿಂದ ನಿರ್ಧರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಒಂದೂವರೆ ಗಂಟೆಗೂ ಹೆಚ್ಚು ಕಾಲ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸುವಲ್ಲಿ ವಿಳಂಬವನ್ನು ಕೆಟ್ಟ ನಡವಳಿಕೆ ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸುವ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿವೆ. ಮತ್ತು ಎಲ್ಲೋ ಒಂದು ದಿನದೊಳಗೆ ಉತ್ತರವು ವಸ್ತುಗಳ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿದೆ.

ಮೂಲಕ ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿಯಮಪತ್ರಕ್ಕೆ ಹೆಚ್ಚು ಸ್ವೀಕಾರಾರ್ಹ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಸಮಯ 2-3 ಗಂಟೆಗಳ ಒಳಗೆ. ಕಳುಹಿಸುವವರು ಉತ್ತರಕ್ಕಾಗಿ ಕಾಯುತ್ತಿರುವಾಗ ಮತ್ತು ಅವರ ವಿಳಾಸದಾರರ ಮೌನದಿಂದ ಆಂತರಿಕ ಅಸ್ವಸ್ಥತೆಯನ್ನು ಅನುಭವಿಸದಿದ್ದಾಗ ಇದು ಆರಾಮದಾಯಕ ಕಾಯುವ ಸಮಯ ಎಂದು ಕರೆಯಲ್ಪಡುತ್ತದೆ.

ಆದರೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿ ಮತ್ತು ಓದಿದ ನಂತರ, 24 ಗಂಟೆಗಳ ಒಳಗೆ ನೀವು ಅದಕ್ಕೆ ಪೂರ್ಣ ಉತ್ತರವನ್ನು ನೀಡಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ ಎಂದು ನೀವು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಂಡರೆ ಏನು? ನಂತರ, ಉತ್ತಮ ನಡವಳಿಕೆಯ ನಿಯಮಗಳ ಪ್ರಕಾರ, ಪತ್ರದ ನಿಮ್ಮ ರಸೀದಿಯನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವವರಿಗೆ ಮತ್ತು ಅದಕ್ಕೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯ ಅಂದಾಜು ಸಮಯವನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ: “ಹಲೋ, ಸೆರ್ಗೆ ವಾಸಿಲಿವಿಚ್! ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಲಾಗಿದೆ. ಇನ್ನೆರಡು ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಉತ್ತರಿಸುತ್ತೇನೆ” ಅಥವಾ “ಆಂಡ್ರೇ, ನನಗೆ ಪತ್ರ ಬಂದಿದೆ. ಧನ್ಯವಾದ! ಉತ್ತರಿಸಲು ನನಗೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ಮಾಹಿತಿ ಬೇಕು. ನಾನು ಆದಷ್ಟು ಬೇಗ ಉತ್ತರಿಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತೇನೆ ....

ಸಲಹೆ 6. ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಲು ಮೂಲ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಿ

ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಹಲವು ಇಲ್ಲ:

• ಪತ್ರವನ್ನು ಓದುವಾಗ, ಅತ್ಯಂತ ಆರಾಮದಾಯಕವಾದ ಪರಿಮಾಣವು "ಒಂದು ಪರದೆಯ ಮೇಲೆ" ಹೊಂದಿಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ, ಗರಿಷ್ಠ - A4 ಪುಟದಲ್ಲಿ;
• ಕಳುಹಿಸಿದ ಲಗತ್ತುಗಳ ಗಾತ್ರವು 3 MB ಮೀರಬಾರದು. ದೊಡ್ಡ ಫೈಲ್‌ಗಳು ವಿಳಾಸದಾರರಲ್ಲಿ "ಹ್ಯಾಂಗಿಂಗ್" ಮೇಲ್‌ಗೆ ಕಾರಣವಾಗಬಹುದು;
• ಲಗತ್ತುಗಳನ್ನು "ಪ್ಯಾಕಿಂಗ್" ಮಾಡುವಾಗ, ಸಾರ್ವತ್ರಿಕ ಜಿಪ್ ಅಥವಾ ರಾರ್ ಎನ್ಕೋಡಿಂಗ್ಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ. ಇತರ ವಿಸ್ತರಣೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ಬಂಧಿಸಬಹುದು ಅಥವಾ ಸಾಗಣೆಯಲ್ಲಿ ಕಡಿತಗೊಳಿಸಬಹುದು ಮತ್ತು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಉಂಟುಮಾಡಬಹುದು;
• ಹೊಸ ಇಮೇಲ್ ಆಗಿ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರವನ್ನು ಎಂದಿಗೂ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬೇಡಿ (ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಇತಿಹಾಸವನ್ನು ಉಳಿಸದೆ). ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಮೂಲ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಹುಡುಕುವ ಸಮಯವನ್ನು ಕಳೆಯಲು ಒತ್ತಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ;
• ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ಹೆಚ್ಚು ಅರ್ಥವಾಗುವ ಭಾಷೆಯಲ್ಲಿ ಬರೆಯಿರಿ. ವೃತ್ತಿಪರ ಅಥವಾ ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ಶಬ್ದಕೋಶ, ಗ್ರಾಮ್ಯ, ಸಂಕ್ಷೇಪಣಗಳು ಮತ್ತು ಆಂಗ್ಲಿಸಿಸಂಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಸೂಕ್ತವೇ ಎಂದು ಅನೇಕ ಜನರು ಆಶ್ಚರ್ಯ ಪಡುತ್ತಾರೆ.

ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಇದನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ನಿರ್ಧರಿಸಬೇಕು.

ಆದ್ದರಿಂದ, ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿನ ಇಂಟ್ರಾ-ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ಯಾವಾಗಲೂ ಆಡುಭಾಷೆ ಮತ್ತು ಸಂಕ್ಷೇಪಣಗಳಿಂದ ತುಂಬಿರುತ್ತದೆ: ಅವರು ಎಲ್ಲಾ ಭಾಗವಹಿಸುವವರಿಗೆ ಪರಿಚಿತ ಮತ್ತು ಅರ್ಥವಾಗುವಂತಹದ್ದಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಸಮಯವನ್ನು ಉಳಿಸುತ್ತಾರೆ. ಆದರೆ ಕೌಂಟರ್ಪಾರ್ಟಿಗಳೊಂದಿಗೆ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಅವುಗಳನ್ನು ಬಳಸುವಾಗ ನೀವು ಜಾಗರೂಕರಾಗಿರಬೇಕು.

ನನ್ನ ಅಭ್ಯಾಸದಲ್ಲಿ ಅಂತಹ ಪ್ರಕರಣವಿತ್ತು. ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಯೊಬ್ಬರು ಪ್ರಕಾಶನ ಮನೆಗಾಗಿ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುತ್ತಿದ್ದರು ಮತ್ತು ಕೊನೆಯ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಅವರು ಬರೆದಿದ್ದಾರೆ: "ಮಾಷಾ, ದಯವಿಟ್ಟು ನಿಮ್ಮ ಎಲ್ಲಾ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ಆದಷ್ಟು ಬೇಗ ಕಳುಹಿಸಿ". ಇದು ತನಗೆ ತಿಳಿದಿಲ್ಲದ ಸ್ವರೂಪದ ಪದನಾಮ ಎಂದು ಮಾಷಾ ನಿರ್ಧರಿಸಿದರು, ಅದರಲ್ಲಿ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಅನುವಾದಿಸಬೇಕಾಗಿದೆ. ಪ್ರಕಾಶಕರ ಕೋರಿಕೆಯನ್ನು ಹೇಗೆ ಪೂರೈಸುವುದು ಎಂದು ಲೆಕ್ಕಾಚಾರ ಮಾಡುವ ಮೂಲಕ ಅವಳು ಕೊಕ್ಕೆ ಅಥವಾ ವಂಚನೆಯಿಂದ ಸಾಕಷ್ಟು ಸಮಯವನ್ನು ಕೊಂದಳು. 2 ದಿನಗಳ ನಂತರ, ಗೂಢಲಿಪಿಯ "asap" ಎಂಬುದು ಇಂಗ್ಲಿಷ್ ಮಾತನಾಡುವ ಪರಿಸರದಲ್ಲಿ "ಆದಷ್ಟು ಬೇಗ" ("ಆದಷ್ಟು ಬೇಗ") ಎಂಬ ಸಂಕ್ಷೇಪಣವಾಗಿದೆ ಎಂದು ತಿಳಿದಾಗ ಯಂತ್ರದ ಕಿರಿಕಿರಿಯನ್ನು ಕಲ್ಪಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ಆದರೆ ಮಾಶಾ ಅವರು ವಿನಂತಿಯನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಕ್ಷಣದಿಂದ ಅರ್ಧ ಗಂಟೆಯೊಳಗೆ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಬಹುದು!

ಸಲಹೆ 7. ಪ್ರತಿ ಅಕ್ಷರವನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಸಹಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಸಂಪರ್ಕಗಳ ಬ್ಲಾಕ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಕೊನೆಗೊಳಿಸಿ

ನೀವು ವಿಳಾಸದಾರರನ್ನು ಎಷ್ಟು ಹತ್ತಿರದಿಂದ ತಿಳಿದಿದ್ದೀರಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ಎಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ನಡೆಯುತ್ತಿದೆ ಎಂಬುದರ ಹೊರತಾಗಿಯೂ, ನಿಮ್ಮ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಪತ್ರವು ಸಹಿ ಮತ್ತು ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಬ್ಲಾಕ್ ಅನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಇದು ವ್ಯವಹಾರ ಸಂವಹನ ಸಂಸ್ಕೃತಿಯ ಅವಿಭಾಜ್ಯ ಅಂಗವಾಗಿದೆ.

ಬ್ಲಾಕ್ ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು:

• ನಿಮ್ಮ ಮೊದಲ ಮತ್ತು ಕೊನೆಯ ಹೆಸರು. ಸಂಕ್ಷೇಪಣಗಳನ್ನು ಬಳಸುವ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ. ಬದಲಾಗಿ “ಟಿ.ಎಲ್. ವೊರೊಟಿಂಟ್ಸೆವ್"ನನ್ನ ಸಹಿಯಲ್ಲಿ ನಾನು ಸೂಚಿಸುತ್ತೇನೆ "ತಮಾರಾ ಲಿಯೊನಿಡೋವ್ನಾ ವೊರೊಟಿಂಟ್ಸೆವಾ"ಅಥವಾ "ತಮಾರಾ ವೊರೊಟಿಂಟ್ಸೆವಾ"ಆದ್ದರಿಂದ ವಿಳಾಸದಾರನು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ನನ್ನನ್ನು ಹೇಗೆ ಸಂಪರ್ಕಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುತ್ತಾನೆ;
• ನಿಮ್ಮ ಸ್ಥಾನ. ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಪರಿಹರಿಸುವಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಅಧಿಕಾರ ಮತ್ತು ವೃತ್ತಿಪರ ಸಾಮರ್ಥ್ಯದ ಗಡಿಗಳನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಇದು ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ಅವಕಾಶವನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ;
• ಸಂಪರ್ಕ ವಿವರಗಳು (ಫೋನ್, ಇಮೇಲ್, ಕಂಪನಿ ಹೆಸರು, ವೆಬ್‌ಸೈಟ್). ಆದ್ದರಿಂದ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಸಂವಹನದ ಸಾಧ್ಯತೆಯನ್ನು ನೀವು ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ಒದಗಿಸುತ್ತೀರಿ.

ಹೇಳಿರುವ ಎಲ್ಲದಕ್ಕೂ ನಾನು ಸೇರಿಸಲು ಬಯಸುತ್ತೇನೆ: ನಿಮ್ಮ ಇ-ಮೇಲ್‌ಗಳು ಅವರನ್ನು ಸ್ವಾಗತಿಸುವ ಬಟ್ಟೆಗಳಾಗಿವೆ. ಬೇರೆ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಹೇಳುವುದಾದರೆ, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರವನ್ನು ಗಮನಿಸಿದರೆ, ಗೈರುಹಾಜರಿಯಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ವಿಳಾಸದಾರರ ಮೇಲೆ ನೀವು ಅತ್ಯಂತ ಆಹ್ಲಾದಕರ ಪ್ರಭಾವ ಬೀರುತ್ತೀರಿ.

"ವಾಣಿಜ್ಯ ಕೊಡುಗೆ", "ಸುದ್ದಿ", "ನಿಮಗಾಗಿ" ಅಥವಾ ಸರಳವಾಗಿ "ಮರು:" - ಅಂತಹ ಪತ್ರವು ಅಜ್ಞಾತ ವಿಳಾಸದಿಂದ ಬಂದಿದ್ದರೆ, ಅದು ಸ್ಪ್ಯಾಮ್‌ನಂತೆ ತೋರುತ್ತದೆ. ಇಮೇಲ್‌ನ ವಿಷಯದ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ಪದಗಳು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಗಮನವನ್ನು ಸೆಳೆಯಬಹುದು ಅಥವಾ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಅನುಪಯುಕ್ತಕ್ಕೆ ಕಳುಹಿಸುವಂತೆ ಮಾಡಬಹುದು. ಇಮೇಲ್ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಓದುವ ಮೊದಲ ವಿಷಯವೆಂದರೆ ವಿಷಯದ ಸಾಲು. ಅದಕ್ಕಾಗಿಯೇ ಅದನ್ನು ರೂಪಿಸುವುದು ಬಹಳ ಮುಖ್ಯ.

ಪತ್ರದ ವಿಷಯದ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ, ಅದರ ಮುಖ್ಯ ವಿಷಯವನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ರೂಪಿಸಿ. ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಬರೆಯಲು ಸಲಹೆ ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ, "ಸಮಸ್ಯೆಗಳ ಮೇಲೆ" ಅಲ್ಲ, ಆದರೆ "ಸೆಲೆಜ್ನೆವಾ ಸ್ಟ್ರೀಟ್ನಲ್ಲಿರುವ ಔಷಧಾಲಯಕ್ಕೆ ಔಷಧಗಳ ಪೂರೈಕೆಯಲ್ಲಿ ತೊಂದರೆಗಳು." ನೀವು ಸಹಕಾರಕ್ಕಾಗಿ ಅರ್ಜಿ ಸಲ್ಲಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ವಿಳಾಸದಾರರ ಹಿತಾಸಕ್ತಿಗಳ ಮೇಲೆ ಏನು ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ವಿಷಯದ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "ಸಹಕಾರಕ್ಕಾಗಿ ಪ್ರಸ್ತಾಪ" ಎಂದು ಬರೆಯಬೇಡಿ, ಆದರೆ "ಮಾರಾಟವನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸಲು ನಾವು ಜಂಟಿ ಪ್ರಚಾರವನ್ನು ನೀಡುತ್ತೇವೆ." ಅಥವಾ: "ಆಲ್ಫಾ ಕಂಪನಿಗೆ: ಬೀಟಾ ಔಟ್‌ಲೆಟ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಜಾಹೀರಾತಿಗಾಗಿ ವಿಶೇಷ ರಿಯಾಯಿತಿ". ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವು ಅವನಿಗೆ ಹೇಗೆ ಉಪಯುಕ್ತವಾಗಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ತಕ್ಷಣವೇ ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಹೆಚ್ಚುವರಿಯಾಗಿ, ಸ್ವಲ್ಪ ಸಮಯದ ನಂತರ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದವರ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ಅವನು ಅದನ್ನು ಹುಡುಕಲು ಬಯಸಿದರೆ, ಹುಡುಕಾಟಕ್ಕಾಗಿ ನೀವು ವಿಷಯದಲ್ಲಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸಿದ ಕೀವರ್ಡ್‌ಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸಲು ಅವನು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ. ಪತ್ರದ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಸಂಭಾವ್ಯ ಉದ್ಯೋಗದಾತರಾಗಿದ್ದಾಗ, ವಿಷಯದ ಸಾಲಿಗೆ ಅನುಕೂಲಕರವಾದ ಆಯ್ಕೆಯು ಹೀಗಿರುತ್ತದೆ: "ಔಷಧಿಕಾರರ ಖಾಲಿ ಹುದ್ದೆಗೆ I. A. ಇವನೊವಾ ಅವರ ಪುನರಾರಂಭ."

ಕವರ್ ಲೆಟರ್ ಇಲ್ಲದೆ ಯಾವುದೇ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಎಂದಿಗೂ ಕಳುಹಿಸಬೇಡಿ. ಇದು ವ್ಯಾಪಾರ ಪಾಲುದಾರರ ಕಚೇರಿಗೆ ಹಲೋ ಹೇಳದೆ ಮತ್ತು ಅಗತ್ಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಮೇಜಿನ ಮೇಲೆ ಎಸೆಯುವಂತಿದೆ. ನಿಮ್ಮ ಕವರ್ ಲೆಟರ್ ಅನ್ನು ಸಭ್ಯ ಮನವಿಯೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ: ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಪೋಷಕ - ನಿಮಗಿಂತ ವಯಸ್ಸಾದವರಿಗೆ, ನಾಯಕತ್ವದ ಸ್ಥಾನವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವವರಿಗೆ ಅಥವಾ ಅಂತಹ ಮನವಿಯನ್ನು ನೀವೇ ಬಯಸಿ; ಹೆಸರಿನಿಂದ - ಯಾವಾಗಲೂ ತಮ್ಮನ್ನು ಈ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಪರಿಚಯಿಸಿಕೊಳ್ಳುವವರಿಗೆ ಮತ್ತು ಪೋಷಕತ್ವದಿಂದ ತಮ್ಮನ್ನು ತಾವು ಕರೆಯಲು ಮುಂದಾಗದವರಿಗೆ. ಹೇಗೆ ಸಂಬೋಧಿಸಬೇಕೆಂದು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಪೋಷಕನಾಮದ ಮೂಲಕ ಸಂಬೋಧಿಸಿ. ಹೆಸರಿನ ಮೂಲಕ ಹೆಚ್ಚು ಪರಿಚಿತ ವಿಳಾಸಕ್ಕೆ ಹೋಗಿ, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಸ್ವತಃ ಸೂಚಿಸುತ್ತಾರೆ. ಹೆಸರು ತಿಳಿದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಸಾಮಾನ್ಯ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು: "ಆತ್ಮೀಯ ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಗಳು!", "ಆತ್ಮೀಯ ಕಂಪನಿ ನಿರ್ವಹಣೆ!", "ಆತ್ಮೀಯ ಪೂರೈಕೆದಾರರು / ಗ್ರಾಹಕರು / ಭವಿಷ್ಯದ ಪಾಲುದಾರರು!" ಅಂತಿಮವಾಗಿ, ಹೇಗೆ ತಿಳಿಸಬೇಕೆಂದು ನಿಮಗೆ ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ತಿಳಿದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ - "ಹಲೋ!" ಎಂಬ ಪದವನ್ನು ಬಿಡಿ.

ಪತ್ರದ ಆರಂಭದಲ್ಲಿ, ನೀವು ಸಹಕಾರವನ್ನು ಹೇಗೆ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿದ್ದೀರಿ, ಒಬ್ಬರಿಗೊಬ್ಬರು ಹೇಗೆ ತಿಳಿದಿದ್ದೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ನೆನಪಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ: "ಮಾಸ್ಕೋದಲ್ಲಿ ನಡೆದ ಸಮ್ಮೇಳನದಲ್ಲಿ, ನಾವು ಭೇಟಿಯಾದರು ಮತ್ತು ಮತ್ತಷ್ಟು ಸಹಕಾರದ ಸಾಧ್ಯತೆಯನ್ನು ಚರ್ಚಿಸಿದ್ದೇವೆ." ಈ ಪದಗುಚ್ಛದೊಂದಿಗೆ, ನೀವು ಯಾರೆಂದು ಮತ್ತು ನೀವು ಅವನಿಗೆ ಏಕೆ ಬರೆಯುತ್ತಿರುವಿರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ನೀವು ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ನೆನಪಿಸುತ್ತೀರಿ. ಕೃತಜ್ಞತೆಯನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಲು ಇದು ಅತಿಯಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ, ಅದಕ್ಕಾಗಿ ಏನಾದರೂ ಇದ್ದರೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ: "ಜಾಹೀರಾತು ಅಭಿಯಾನದಲ್ಲಿ ನಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡಿದ್ದಕ್ಕಾಗಿ ನಾವು ನಿಮಗೆ ನಮ್ಮ ಆಳವಾದ ಕೃತಜ್ಞತೆಯನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸುತ್ತೇವೆ."

ನಂತರ ತಕ್ಷಣ ಪತ್ರದ ಮುಖ್ಯ ವಿಷಯಕ್ಕೆ ಹೋಗಿ. ಒಂದು ಪದಗುಚ್ಛದಲ್ಲಿ ಮುನ್ನುಡಿಗಳಿಲ್ಲದೆ ಮನವಿಯ ಕಾರಣವನ್ನು ರೂಪಿಸಲು ಸಲಹೆ ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ: "ನಾನು ಸಭೆಯನ್ನು ಆಯೋಜಿಸಲು ಮತ್ತು ಹೊಸ ಶಾಖೆಯ ಪ್ರಾರಂಭವನ್ನು ಚರ್ಚಿಸಲು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸುತ್ತೇನೆ." ಟೈಪ್ ಮಾಡಿದ ಪಠ್ಯಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಿನ ಜನರಿಗೆ ಪರದೆಯ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಓದಲು ಕಷ್ಟವಾಗುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ನೆನಪಿಡಿ. ಆದ್ದರಿಂದ, ವ್ಯಕ್ತಿಯಿಂದ ನಿಮಗೆ ಬೇಕಾದುದನ್ನು ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಬೇಗ ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಬಹಳ ಮುಖ್ಯ. ಜೊತೆಗೆ, ಮೊದಲ ನುಡಿಗಟ್ಟುಗಳು ಉತ್ತಮವಾಗಿ ನೆನಪಿನಲ್ಲಿರುತ್ತವೆ. ಮತ್ತು ನೀವು ಮುಖ್ಯ ಆಲೋಚನೆಯನ್ನು ಪತ್ರದ ಮಧ್ಯದಲ್ಲಿ "ಮರೆಮಾಡಿದರೆ", ನಂತರ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಅದನ್ನು ಹಿಡಿಯದಿರಬಹುದು. ಪತ್ರದ ಸಂಪೂರ್ಣ ಪಠ್ಯವನ್ನು ತಾರ್ಕಿಕವಾಗಿ ಪ್ಯಾರಾಗ್ರಾಫ್ಗಳಾಗಿ ಮುರಿಯಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿ. ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಯೊಂದೂ ತುಣುಕಿನ ಮುಖ್ಯ ಕಲ್ಪನೆಯೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ. ನೀವು ಹಲವಾರು ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಚರ್ಚಿಸಲು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸಿದರೆ, ನಂತರ ಅವುಗಳನ್ನು ಎಣಿಸಬಹುದು. ಅತಿ ಉದ್ದದ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿ. ಸಮಸ್ಯೆಯ ಹೇಳಿಕೆಯು ದೊಡ್ಡ ಮೊತ್ತವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಂಡರೆ, ಅದನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಫೈಲ್ಗೆ ನಕಲಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಲಗತ್ತಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ. ನಂತರ, ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಫೋಲ್ಡರ್ನಲ್ಲಿ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಉಳಿಸಲು ಅಥವಾ ಅದನ್ನು ಮುದ್ರಿಸಲು ಇದು ಹೆಚ್ಚು ಅನುಕೂಲಕರವಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ಪತ್ರದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ, ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಹಕಾರಕ್ಕಾಗಿ ಭರವಸೆಯನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸುವುದು ವಾಡಿಕೆಯಾಗಿದೆ, ಧನ್ಯವಾದಗಳು, ಅಥವಾ ಬೇರೆ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಕಡೆಗೆ ನಿಮ್ಮ ಪರೋಪಕಾರಿ ಮನೋಭಾವವನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ: "ನಮ್ಮ ಸಹಕಾರದಲ್ಲಿನ ಎಲ್ಲಾ ತೊಂದರೆಗಳನ್ನು ನಿವಾರಿಸಲಾಗುವುದು ಎಂದು ನಾನು ಭಾವಿಸುತ್ತೇನೆ, ಮತ್ತು ನಾವು ಅತ್ಯಂತ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಸಂವಹನವನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುತ್ತೇವೆ!", "ನಮ್ಮ ಯೋಜನೆಯ ದೀರ್ಘ ಮತ್ತು ಫಲಪ್ರದ ಸಹಕಾರ ಮತ್ತು ಬೆಂಬಲಕ್ಕಾಗಿ ನಾವು ನಮ್ಮ ಕೃತಜ್ಞತೆಯನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸುತ್ತೇವೆ!"

ಪತ್ರದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ, ನಿಮ್ಮ ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರು, ಸ್ಥಾನ, ಕಂಪನಿಯ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸೇರಿಸಿ. ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ಸಂಪರ್ಕಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸಲು ಸಲಹೆ ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ: ಅಂಚೆ ವಿಳಾಸ, ದೂರವಾಣಿಗಳು, ಫ್ಯಾಕ್ಸ್, ಇ-ಮೇಲ್, ವೆಬ್‌ಸೈಟ್ ವಿಳಾಸ. ನೀವು ವ್ಯಾಪಾರ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ ಸ್ಕೈಪ್ ಮತ್ತು ICQ ಅನ್ನು ಬಳಸಿದರೆ, ದಯವಿಟ್ಟು ಅವುಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, "ಹೆಚ್ಚುವರಿ" ಸಂಪರ್ಕಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸದಿರುವುದು ಅಪೇಕ್ಷಣೀಯವಾಗಿದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನೀವು ಹಲವಾರು ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸಬಾರದು - ಯಾವ ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹವಾಗಿ ತಲುಪಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಬರೆಯುವುದು ಉತ್ತಮ.

ನಿಮ್ಮ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಪತ್ರಕ್ಕೂ ಸಹಿ ಮಾಡಿ. ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯು ಕಾಲಕಾಲಕ್ಕೆ ಸಂಪರ್ಕಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸಿದಾಗ ಇದು ಅತ್ಯಂತ ಅನನುಕೂಲಕರವಾಗಿದೆ, ಮತ್ತು ಅವನಿಗೆ ಕರೆ ಮಾಡಲು, ಫೋನ್ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಹುಡುಕಲು ನೀವು ಅವನ ಹಲವಾರು ಪತ್ರಗಳನ್ನು ನೋಡಬೇಕು. ಮೇಲ್ ಪ್ರೋಗ್ರಾಂಗಳು ಮತ್ತು ಮೇಲ್ ಸೈಟ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಸ್ವಯಂ ಸಹಿಯನ್ನು ಬಳಸಿ. ಈ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯದಿಂದಾಗಿ, ಮೇಲ್ ಪ್ರೋಗ್ರಾಂ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಅದು ರಚಿಸುವ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಅಕ್ಷರಕ್ಕೂ ಸ್ವಯಂ ಸಹಿಯನ್ನು ಸೇರಿಸುತ್ತದೆ.

ನಿಮಗೆ ಬಹು ಸಹಿ ಆಯ್ಕೆಗಳ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ - ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಪ್ರಾದೇಶಿಕ ಮತ್ತು ಫೆಡರಲ್ ಪಾಲುದಾರರಿಗಾಗಿ ವಿಭಿನ್ನ ಸಂಪರ್ಕ ವಿವರಗಳೊಂದಿಗೆ - ನೀವು ಬಹು ಸ್ವಯಂ-ಸಹಿ ಆಯ್ಕೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸಬಹುದು.

"ಓಹ್, ನಾನು ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸಲು ಮರೆತಿದ್ದೇನೆ. ನಾನು ಅದನ್ನು ಕಳುಹಿಸುತ್ತಿದ್ದೇನೆ" - ಇದು ಬಹುಶಃ ಲಗತ್ತಿಸಲಾದ ಫೈಲ್ಗಳೊಂದಿಗೆ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಕಂಡುಬರುವ ಅತ್ಯಂತ ಸಾಮಾನ್ಯ ಪದಗುಚ್ಛವಾಗಿದೆ. ಅಂತಹ ಮರೆವು ಒಂದು ಕ್ಷುಲ್ಲಕವೆಂದು ತೋರುತ್ತದೆ. ಆದರೆ ಅದರ ಕಾರಣದಿಂದಾಗಿ, ವ್ಯಾಪಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳಲ್ಲಿ ಗಮನಾರ್ಹ ವಿಳಂಬಗಳಿವೆ. ನೀವು ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿದ್ದೀರಿ ಮತ್ತು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಗಾಗಿ ಕಾಯುತ್ತಿದ್ದೀರಿ. ಮರುದಿನ ಕರೆ ಮಾಡಿ ಮತ್ತು ನೀವು ಅದನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸಲು ಮರೆತಿದ್ದರಿಂದ ಫೈಲ್ ಸ್ವೀಕರಿಸಲಿಲ್ಲ ಎಂದು ಕಂಡುಹಿಡಿಯಿರಿ. ಈ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು, ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವಾಗ ಮೊದಲು ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸುವ ಅಭ್ಯಾಸವನ್ನು ಮಾಡಿ, ತದನಂತರ ಕವರ್ ಲೆಟರ್ ಬರೆಯಿರಿ.

ಇನ್ನೊಂದು ಸಲಹೆಯೆಂದರೆ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಹೆಸರಿಸುವುದು. ನಿಮ್ಮ ವಿಳಾಸದಾರರು ಸಂಭಾವ್ಯ ಉದ್ಯೋಗದಾತರಾಗಿದ್ದರೆ, ಫೈಲ್ ಅನ್ನು "ಪುನರಾರಂಭಿಸು" ಎಂದು ಕರೆಯಬಾರದು, ಆದರೆ "ಇವನೋವಾ I. A. ಔಷಧಿಕಾರರ ಖಾಲಿ ಹುದ್ದೆಗಾಗಿ ಪುನರಾರಂಭ" ಅಥವಾ "ಫಾರ್ಮಸಿಸ್ಟ್. ಇವನೋವಾ". ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ವ್ಯಾಪಾರ ಪಾಲುದಾರರಾಗಿದ್ದರೆ, ಅವರ ಕಣ್ಣುಗಳ ಮೂಲಕ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಸಹ ನೋಡಿ. ಹೆಸರಿಲ್ಲ: "ಆಲ್ಫಾ ಕಂಪನಿಗೆ ವಾಣಿಜ್ಯ ಕೊಡುಗೆ", ಆದರೆ "ಬೀಟಾ ಕಂಪನಿಯಿಂದ ವಾಣಿಜ್ಯ ಕೊಡುಗೆ". ಅಲ್ಲ: "ಬೆಲೆ", ಆದರೆ "ಬೆಲೆ. ನಾಣ್ಯ ಪೆಟ್ಟಿಗೆಗಳಲ್ಲಿ ಜಾಹೀರಾತು. ಕಂಪನಿ "ರೆಕ್ಲಾಮಿಸ್ಟ್"". ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ತಮ್ಮ ಫೋಲ್ಡರ್ನಲ್ಲಿ ಪತ್ರವನ್ನು ತ್ವರಿತವಾಗಿ ಉಳಿಸುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಅವರು ಅದನ್ನು ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಮರುಹೆಸರಿಸಬೇಕಾಗಿಲ್ಲ.

ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸಲಾದ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಪರಿಹರಿಸುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯವನ್ನು ನಿಜವಾಗಿಯೂ ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು ಸಲಹೆ ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ನೀವು ಪುನರಾರಂಭವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಮೊದಲು HR ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ಅಥವಾ ಮ್ಯಾನೇಜರ್‌ನ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯಬೇಕು. ಸಹಕಾರಕ್ಕಾಗಿ ಪ್ರಸ್ತಾಪವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿದರೆ, ಅಂತಹ ವಿಷಯಗಳ ಬಗ್ಗೆ ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವವರಿಗೆ ಅದು ಕಡ್ಡಾಯವಾಗಿದೆ, ಅದು ಖರೀದಿ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು, ಜಾಹೀರಾತು ತಜ್ಞರು ಅಥವಾ ನಿರ್ದೇಶಕರಾಗಿರಬಹುದು.

ಲಭ್ಯವಿರುವ ಏಕೈಕ ವಿಳಾಸವು ಕಂಪನಿಯ ಸಾಮಾನ್ಯ ವಿಳಾಸವಾಗಿದೆ ಎಂದು ಅದು ಸಂಭವಿಸುತ್ತದೆ [ಇಮೇಲ್ ಸಂರಕ್ಷಿತ]ಅಥವಾ [ಇಮೇಲ್ ಸಂರಕ್ಷಿತ]ನೀವು ಅಂತಹ ವಿಳಾಸಕ್ಕೆ ಬರೆದರೆ, ನೀವು ಸುಲಭವಾಗಿ ಗಮನಿಸದೆ ಹೋಗಬಹುದು, ಏಕೆಂದರೆ ಅದು ಬಹಳಷ್ಟು ಸ್ಪ್ಯಾಮ್ ಅನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ, ಪತ್ರದ ವಿಷಯದಲ್ಲಿ ಪತ್ರವನ್ನು ಉದ್ದೇಶಿಸಿರುವ ಕಂಪನಿಯ ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಹೆಸರನ್ನು ಅಥವಾ ನೀವು ಸಂಪರ್ಕಿಸುತ್ತಿರುವ ಕಂಪನಿಯ ಹೆಸರನ್ನು ಸೂಚಿಸಲು ಸಲಹೆ ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅಲ್ಲದೆ, ಕಂಪನಿಯ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಕೀವರ್ಡ್ಗಳು ಗಮನ ಸೆಳೆಯಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ: "ಕಂಪನಿಯಿಂದ ಮರದ ಸರಬರಾಜಿನ ತೊಂದರೆಗಳು" ಸೈಬೀರಿಯಾದ ಉರುವಲು "" - ಅಂತಹ ಮಾತುಗಳು ಅನುಗುಣವಾದ ಕಂಪನಿಯ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ಗಮನವನ್ನು ಸೆಳೆಯುತ್ತವೆ.

ಕಳುಹಿಸುವವರ ಮತ್ತೊಂದು ವಿಶಿಷ್ಟ ತಪ್ಪು ಎಂದರೆ ಅವರ ಪತ್ರದ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ಎಲ್ಲರಿಗೂ ತಿಳಿಸುವ ಬಯಕೆ. ಅವರು ಹೆಚ್ಚು ಅಥವಾ ಕಡಿಮೆ ಆಸಕ್ತಿ ಹೊಂದಿರುವ ಎಲ್ಲ ಜನರ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತಾರೆ ಇದರಿಂದ ಅವರು ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತಾರೆ. ಅನಗತ್ಯ ಪತ್ರಗಳು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಕೆರಳಿಸುತ್ತವೆ, ಅವರು ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣಕ್ಕಾಗಿ ನಿಮ್ಮನ್ನು ಮರಳಿ ಕರೆಯಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿದಾಗ ಅವರು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಂತೆ ಕೆಲಸದಿಂದ ದೂರವಿರುತ್ತಾರೆ.

ಒಂದು ನಿಯಮವಿದೆ: ನೀವು ಎಲ್ಲಾ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಅಲ್ಪವಿರಾಮದಿಂದ ಬೇರ್ಪಡಿಸಿದರೆ, ನೀವು ಪ್ರತಿಯೊಂದರಿಂದಲೂ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ನಿರೀಕ್ಷಿಸುತ್ತೀರಿ, ಮತ್ತು ನೀವು "ಪತ್ರದ ನಕಲು" ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ವಿಳಾಸಗಳ ಭಾಗವನ್ನು ಸೂಚಿಸಿದರೆ, ನೀವು ಅವರಿಂದ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ನಿರೀಕ್ಷಿಸುವುದಿಲ್ಲ ಈ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು, ಅವರಿಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತಿದ್ದಾರೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಈ ನಿಯಮವನ್ನು ಎಲ್ಲರೂ ಅನುಸರಿಸುವುದಿಲ್ಲ. ಮತ್ತು ಶಾಶ್ವತ ವಿಳಾಸದಾರರೊಂದಿಗೆ ಅಂತಹ ನಿಯಮವನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ಒಪ್ಪಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಉತ್ತಮ.

ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು ಮತ್ತೊಂದು ಸೂಕ್ತ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯವೆಂದರೆ Bcc. ಈ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ನೀವು ಎರಡನೇ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ವಿಳಾಸವನ್ನು ನಮೂದಿಸಿದರೆ, ನೀವು ಬೇರೆಯವರಿಗೆ ತಿಳಿಸಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ಮೊದಲನೆಯವರಿಗೆ ತಿಳಿದಿರುವುದಿಲ್ಲ.

ಪ್ರಮುಖ ಇಮೇಲ್‌ಗಳಿಗಾಗಿ ಡೆಲಿವರಿ ಅಧಿಸೂಚನೆಯನ್ನು ಬಳಸಿ. ಪ್ರತಿ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಅದನ್ನು ಸೇರಿಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಬೇಡಿ. ಪತ್ರವು ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ ಎಂದು ನೀವು ಟಿಪ್ಪಣಿಯನ್ನು ಸಹ ಬಳಸಬಹುದು. ಸುಮ್ಮನೆ ದುರುಪಯೋಗ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಡಿ. ತದನಂತರ ಕೆಲವು ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವವರು ಸತತವಾಗಿ ಎಲ್ಲಾ ಅಕ್ಷರಗಳನ್ನು ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಮುಖ್ಯವೆಂದು ಗುರುತಿಸಲು ಬಯಸುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಇದರಿಂದ ಅವರ ಅಕ್ಷರಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಮಹತ್ವದ್ದಾಗಿ ಗ್ರಹಿಸುವುದನ್ನು ನಿಲ್ಲಿಸುತ್ತವೆ.

ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಅಕ್ಷರಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು, ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಅಕ್ಷರಗಳನ್ನು ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸುವ ಕಾರ್ಯವು ತುಂಬಾ ಅನುಕೂಲಕರವಾಗಿದೆ. ಮೇಲ್ ಪ್ರೋಗ್ರಾಂನಲ್ಲಿ, ನೀವು ಕೆಲವು ನಿಯಮಗಳನ್ನು ರಚಿಸಬಹುದು, ಅದರ ಪ್ರಕಾರ ಒಳಬರುವ ಅಕ್ಷರಗಳನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವಿಳಾಸದಾರರಿಂದ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳಲ್ಲಿ ವಿತರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕೀವರ್ಡ್, ಇತ್ಯಾದಿ. ಅಕ್ಷರಗಳನ್ನು ಯಾವುದೇ ಪ್ಯಾರಾಮೀಟರ್ ಮೂಲಕ ವಿಂಗಡಿಸಬಹುದು: ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆ, ಗಾತ್ರ, ದಿನಾಂಕ, ವಿಳಾಸ ಪಟ್ಟಿ, ಇತ್ಯಾದಿ. ನೀವು ಯಾವುದೇ ಮೇಲಿಂಗ್ ಪಟ್ಟಿಗಳಿಗೆ ಚಂದಾದಾರರಾಗಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ನೀವು ದೊಡ್ಡ ಪ್ರಮಾಣದ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದರೆ ವಿಂಗಡಣೆಯನ್ನು ಬಳಸುವುದು ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಅನುಕೂಲಕರವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಮೇಲಿಂಗ್ ಪಟ್ಟಿಯಿಂದ ಬರುವ ಸುದ್ದಿಗಳನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ನೀವು ಯಾವಾಗ ಅವುಗಳನ್ನು ಓದಬಹುದು ಸರಿಯಾದ ಸಮಯ, ಮತ್ತು ಅಂತಹ ಪತ್ರವು ಬಂದಾಗಲೆಲ್ಲಾ ಅಲ್ಲ.

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಎಮೋಟಿಕಾನ್‌ಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದು ವಾಡಿಕೆಯಲ್ಲ. ಪದಗಳೊಂದಿಗೆ ಭಾವನೆಗಳನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಿ: "ಅದ್ಭುತ", "ತುಂಬಾ ಸಂತೋಷ", "ಮೆಚ್ಚುಗೆ". ಅಪವಾದವೆಂದರೆ ನೀವು "ನೀವು" ಗೆ ಬದಲಾಯಿಸಿದ ವ್ಯಾಪಾರ ಪಾಲುದಾರರೊಂದಿಗಿನ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ, ಈಗಾಗಲೇ ಒಂದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಬಾರಿ ಒಟ್ಟಿಗೆ ಕಾಫಿ ಕುಡಿದಿದ್ದೀರಿ ಮತ್ತು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಸಂಬಂಧಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತೀರಿ. ಕೆಲವರು ತಮ್ಮ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಮೂಲವಾಗಿರಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತಾರೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಅವರು ಪ್ರಮಾಣಿತವಲ್ಲದ ಸಹಿಗಳು ಮತ್ತು ಅಂತಿಮ ಪದಗುಚ್ಛಗಳೊಂದಿಗೆ ಬರುತ್ತಾರೆ: "ಅತ್ಯಂತ ಸೃಜನಶೀಲ ನಿರ್ದೇಶಕ", "ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಮಾರಾಟ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕ", "ನಿಮಗಾಗಿ ಗೌರವ ಮತ್ತು ಪ್ರೀತಿಯಿಂದ", "ನಾನು ನಿಮ್ಮಿಂದ ಕೇಳಲು ಎದುರು ನೋಡುತ್ತಿದ್ದೇನೆ".

ರಜಾ ಏಜೆನ್ಸಿಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ, ವಿನ್ಯಾಸ ಸ್ಟುಡಿಯೋ ಅವರ ಕೆಲಸವು ಸೃಜನಶೀಲ ವಿಧಾನವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ, ಪ್ರಮಾಣಿತವಲ್ಲದ ಮಾತುಗಳು ಮಾತ್ರ ಪ್ಲಸ್ ಆಗಿರುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಅಕೌಂಟೆಂಟ್ ಅಥವಾ ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ಮೂಲವಾಗಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿದರೆ, ಇದನ್ನು ತಿಳುವಳಿಕೆಯೊಂದಿಗೆ ಸ್ವೀಕರಿಸಲು ಅಸಂಭವವಾಗಿದೆ.

ಪತ್ರಗಳಿಗೆ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರಿಸುವಾಗ, ಒಳಬರುವ ಪತ್ರದ ನಕಲನ್ನು ಪತ್ರದ ದೇಹದಲ್ಲಿ ಇಡುವುದು ಹೆಚ್ಚು ಅನುಕೂಲಕರವಾಗಿದೆ, ಕಳುಹಿಸುವವರು ಹೇಳಿದಂತೆಯೇ ವಿಷಯವನ್ನು ಬಿಡಲು ಇದು ಹೆಚ್ಚು ಅನುಕೂಲಕರವಾಗಿದೆ. ಆಗ ಸಮಸ್ಯೆಯ ಪರಿಹಾರದ ಪ್ರಗತಿಯನ್ನು ಅನುಸರಿಸಲು ನಿಮ್ಮಿಬ್ಬರಿಗೂ ಅನುಕೂಲವಾಗುತ್ತದೆ. ಆದರೆ ಲೇಖಕನು ಮೊದಲ ಬಾರಿಗೆ ಕೆಲವು ಹೊಸ ವಿಷಯದ ಕುರಿತು ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿದಾಗ, ಕೆಲವು ಹಳೆಯ ಒಳಬರುವ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಸಂರಕ್ಷಿಸಲ್ಪಟ್ಟ ವಿಷಯವನ್ನು ಬಿಟ್ಟಾಗ ವಿಧಾನವು ಅತ್ಯಂತ ಅನಾನುಕೂಲವಾಗಿದೆ. ವಿಷಯದೊಂದಿಗೆ ವಸಂತಕಾಲದಲ್ಲಿ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿ "ಮರು: ಹೊಸ ವರ್ಷದ ಶುಭಾಶಯಗಳು!" ತುಂಬಾ ಒಳ್ಳೆಯ ಮತ್ತು ಆರಾಮದಾಯಕವಲ್ಲ. ಪತ್ರವು ಏನೆಂದು ತಕ್ಷಣ ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಅಸಾಧ್ಯ. ಕೀವರ್ಡ್‌ಗಳ ಮೂಲಕ "ಹುಡುಕಾಟ" ಮೂಲಕ ಅದನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯುವುದು ಸಹ ನಂತರ ವಿಫಲಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ.

ನೀವು ರಜೆಯ ಮೇಲೆ ಹೋದರೆ ಅಥವಾ ಸ್ವಲ್ಪ ಸಮಯದವರೆಗೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಪ್ರವಾಸಕ್ಕೆ ಹೋದರೆ - "ಗೈರುಹಾಜರಿಯಲ್ಲಿ ಸ್ವಯಂ-ಉತ್ತರ" ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಬಳಸಿ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ನಿಮ್ಮ ನಿರ್ಗಮನದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ನಿಮಗೆ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರೂ ನೀವೇ ಬರೆಯುವ ಪ್ರಮಾಣಿತ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತಾರೆ. ಈ ಸ್ವಯಂ-ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ, ನೀವು ಯಾವ ದಿನಾಂಕದಂದು ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಮರಳುತ್ತೀರಿ, ಹಾಗೆಯೇ ನಿಮ್ಮ ಅನುಪಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ಯಾರನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ಸೂಚಿಸಲು ಸಲಹೆ ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಈ ರೀತಿಯ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನಮ್ಮ ಜೀವನದಲ್ಲಿ ಕಡಿಮೆ ಮತ್ತು ಕಡಿಮೆ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಅದನ್ನು ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಬದಲಾಯಿಸಲಾಗಿದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಪದಗಳಿಗಿಂತ ಕಾಗದದ ಪತ್ರಗಳು ಹೆಚ್ಚು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾದ ಸಂದರ್ಭಗಳಿವೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನೀವು ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ಮಹತ್ವದ ಈವೆಂಟ್‌ಗೆ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕರನ್ನು ಆಹ್ವಾನಿಸಬೇಕಾದಾಗ ಅಥವಾ ನೀವು ಉತ್ತಮ ಗುಣಮಟ್ಟದ ಮುದ್ರಿತ ವಾಣಿಜ್ಯ ಕೊಡುಗೆಯನ್ನು ವೈಯಕ್ತಿಕವಾಗಿ ಹಸ್ತಾಂತರಿಸಲು ಬಯಸಿದಾಗ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಕಳುಹಿಸುವವರು ಪತ್ರವನ್ನು ಮುದ್ರಿಸುವ ಮತ್ತು ಮೇಲ್ ಮಾಡುವ ಸಮಯವನ್ನು ಕಳೆದರು ಎಂಬ ಅಂಶವು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಗೌರವವನ್ನು ಒತ್ತಿಹೇಳುತ್ತದೆ.

ಕಾಗದ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವ ಶಿಫಾರಸುಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಪದಗಳಿಗಿಂತ ಒಂದೇ ಆಗಿರುತ್ತವೆ. ಪತ್ರದ ಮುಖ್ಯ ಆಲೋಚನೆಯನ್ನು ರೂಪಿಸಲು ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿಯೇ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಗೌರವಯುತವಾಗಿ ಸಂಬೋಧಿಸುವುದು ಅವಶ್ಯಕ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ: "ಪ್ರಶಸ್ತಿಗಳ ಗಂಭೀರ ಪ್ರಸ್ತುತಿಗೆ ನಾವು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಆಹ್ವಾನಿಸುತ್ತೇವೆ"), ಮುಖ್ಯ ವಿಷಯವನ್ನು ರೂಪಿಸಲು ಮತ್ತು ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಎಲ್ಲವನ್ನು ಸೂಚಿಸಲು ಸಂಪರ್ಕಗಳು.

ಪತ್ರವನ್ನು ರಚಿಸಲು ಮತ್ತು ಹೊದಿಕೆಯನ್ನು ಮುದ್ರಿಸಲು ಗುಣಮಟ್ಟದ ಕಾಗದ ಮತ್ತು ಸ್ಪಷ್ಟವಾದ ಮುದ್ರಕವನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ, ಕಾಗದ ಪತ್ರವು ಕಳುಹಿಸುವವರಿಗೆ ಅದರ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಅತ್ಯಂತ ಪ್ರಮುಖ ವ್ಯಕ್ತಿ ಎಂದು ನಿಜವಾಗಿಯೂ ಒತ್ತಿಹೇಳುತ್ತದೆ.

ನಿಜವಾಗಿಯೂ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದಾಗ ಮಾತ್ರ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬರೆಯಿರಿ. ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಪ್ರಮುಖ ಅವಶ್ಯಕತೆ, ಹಾಗೆಯೇ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ವ್ಯವಹಾರ ಸಂವಹನ, ಪಾಲುದಾರರ ಸಮಯಕ್ಕೆ ಗೌರವಾನ್ವಿತ ವರ್ತನೆ. ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಹೇಳುವ ಮೂಲಕ ಮತ್ತು ಅನಗತ್ಯ ವಿವರಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕುವ ಮೂಲಕ ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಸಮಯವನ್ನು ಉಳಿಸಿ. ನಂತರ ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ಯಾವಾಗಲೂ ಪ್ರಮುಖ ಮತ್ತು ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಎಂದು ಗ್ರಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ನೀವು ಅವರಿಗೆ ಉತ್ತರಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತೀರಿ.

ಪಠ್ಯ: ಐರಿನಾ ಕುರಿವ್ಚಕ್