सबूत के तौर पर ईमेल पत्राचार. ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार के लिए बुनियादी नियम, केस प्रश्न, पत्र की प्रति

पिछले दशकों में, ईमेल के माध्यम से व्यावसायिक पत्राचार ने अत्यधिक लोकप्रियता हासिल की है और यह व्यावसायिक संचार के मुख्य तरीकों में से एक बन गया है। आज ऐसे व्यक्ति को ढूंढना मुश्किल है जो पारस्परिक संचार के अभ्यास में ई-मेल का उपयोग नहीं करेगा। इसके बावजूद, आज कई लोग सवाल पूछ रहे हैं: ताकि सभी नियमों का पालन किया जा सके? प्राप्तकर्ता के बीच प्रेषक की अच्छी छाप बनाने के लिए आप एक सक्षम पत्र का उपयोग कैसे कर सकते हैं?

यह आलेख ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार के लिए नियमों का वर्णन करता है, और प्रायोगिक उपकरणलेख में प्रस्तुत जानकारी आपको ईमेल लिखते समय उचित व्यावसायिक संचार सीखने में मदद करेगी।

बहुत से लोग अपने कार्य दिवस की शुरुआत नए संदेशों के लिए अपने मेलबॉक्स की जाँच करके करते हैं। लेकिन, दुर्भाग्य से, सूचनाओं के आदान-प्रदान की इस पद्धति की व्यापकता के बावजूद, बहुत से लोग यह नहीं जानते कि व्यावसायिक पत्राचार की भाषा का सही ढंग से उपयोग कैसे किया जाए, वे ईमेल को संचार का अनौपचारिक तरीका समझ लेते हैं।

डिलीवरी की गति के कारण, यह महत्वपूर्ण आधिकारिक दस्तावेजों, फॉर्मों, आवेदनों के आदान-प्रदान को सरल बनाता है, लेकिन यहां भी लोग पत्र भेजते समय गलतियां करते हैं। ऐसा बहुत बार होता है कि किसी फ़ाइल का आदान-प्रदान करते समय ईमेल लिखते समय, किसी कारण से प्राप्तकर्ता संलग्न निबंध नहीं लिखते हैं और विषय दर्ज नहीं करते हैं, जिससे प्राप्तकर्ताओं का काम जटिल हो सकता है। इस लेख का उद्देश्य इस प्रश्न का उत्तर देना है: ई-मेल द्वारा पत्र कैसे भेजें और ई-मेल के माध्यम से व्यावसायिक लिखित संचार के सभी नियमों का अनुपालन कैसे करें?

ईमेल लिखते समय, दिए गए सभी फ़ील्ड भरे जाने चाहिए

ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार के नियम पत्र भेजने वाले को ई-मेल में दिए गए सभी फ़ील्ड भरने के लिए बाध्य करते हैं, जैसे कि पत्र के प्राप्तकर्ता और प्रेषक का पता और नाम। एक विषय का वर्णन किया जाना चाहिए जो भेजे जा रहे पत्र के सार का संक्षेप में वर्णन करता हो। अक्सर, भेजे गए पत्र का भाग्य और उसमें बताई गई समस्या के समाधान की गति सही ढंग से वर्णित विषय पर निर्भर करती है। एक व्यावसायिक ईमेल की शुरुआत अभिवादन से होनी चाहिए - पत्र-व्यवहार करते समय प्राप्तकर्ता के प्रति सम्मान का यह सरल प्रदर्शन बहुत महत्वपूर्ण है। अभिवादन के बाद, एक पाठ होना चाहिए जिसे "पत्र का मुख्य भाग" कहा जाता है, और अंत में एक हस्ताक्षर छोड़ा जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, "सम्मान के साथ, पेट्र इवानोविच ब्रिसोव।"

व्यावसायिक पत्राचार में शुभकामनाएँ

इस बिंदु पर और अधिक ध्यान देने योग्य है, क्योंकि व्यावसायिक संचार के किसी भी पहलू में सम्मान का भाव बहुत महत्वपूर्ण है। सबसे अच्छा अभिवादन वाक्यांश "शुभ दोपहर" या "हैलो" है। ईमेल के माध्यम से व्यावसायिक पत्राचार करने से प्रेषक को "गुड इवनिंग" या "गुड मॉर्निंग" वाक्यांशों का उपयोग करने से प्रतिबंधित किया जाता है, क्योंकि प्राप्तकर्ता पत्र प्राप्त करने की तुलना में बहुत देर से पत्र पढ़ सकता है। अभिवादन में प्रयुक्त होने वाले बोलचाल के भावों का प्रयोग भी सही नहीं है।

अभिवादन शब्द या वाक्यांश के बाद, आपको प्राप्तकर्ता को नाम और संरक्षक नाम से संबोधित करना चाहिए, और यदि प्रेषक को नाम अज्ञात है, तो इस क्षण को छोड़ा जा सकता है। फिर आप पत्र का उद्देश्य बताने के लिए आगे बढ़ सकते हैं।

व्यावसायिक ईमेल में संलग्न फ़ाइलें

यदि पत्र का मुख्य उद्देश्य न केवल लिखित वर्णन और मुद्दे के सार की प्रस्तुति है, बल्कि एक फ़ाइल भेजना भी है, तो पहले भेजी गई वस्तु को संलग्न करना बेहतर है। अक्सर ऐसा होता है कि कई प्रेषक, असावधानी के कारण, पत्र के मुख्य भाग में मुद्दे का सार बताते हुए, आवश्यक अनुलग्नक संलग्न करना भूल जाते हैं। इस तरह की लापरवाही व्यावसायिक पत्र भेजने वाले की व्यावसायिक प्रतिष्ठा पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकती है।

ईमेल पता पहचानने योग्य और संक्षिप्त होना चाहिए

ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार के नियमों के अनुसार प्रेषक के पास एक पहचानने योग्य इलेक्ट्रॉनिक नाम होना आवश्यक है, जिसमें प्रेषक के नाम के बारे में सच्ची जानकारी होनी चाहिए। जब ईमेल पते में अनौपचारिक अभिव्यक्ति या शब्द हों, उदाहरण के लिए, ईमेल पता "limon_petya" तो आधिकारिक पत्र और अपीलें बहुत संक्षिप्त और बेवकूफी भरी लगती हैं। एक वयस्क के लिए यह बहुत अशोभनीय लगता है। व्यावसायिक पत्राचार करने के लिए, एक अलग ईमेल बनाना और व्यावसायिक ईमेल शिष्टाचार का पालन करना बेहतर है।

पहले प्राप्त ईमेल का जवाब देने के लिए त्वरित उत्तर (प्रतिक्रिया) फ़ंक्शन का उपयोग करना

रिप्लाई या रिस्पॉन्स फ़ंक्शन (इसके संक्षिप्त संस्करण में यह Re: जैसा दिखता है) उपयोगकर्ता की मदद करता है तेज़ तरीके सेप्रेषक की ओर से पहले भेजे गए संदेशों का उत्तर दें. इस फ़ंक्शन में किसी दिए गए विषय पर वार्ताकार के साथ पिछले पत्राचार को पढ़ने की सार्वभौमिक क्षमता भी है। लेकिन ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार के नियम प्रेषक को व्यावसायिक पत्र के विषय का नाम बदलने के लिए बाध्य करते हैं यदि पत्राचार के दौरान चर्चा का सार बदल जाता है।

व्यावसायिक पत्र भेजने से पहले, आपको वर्तनी की त्रुटियों और विराम चिह्नों का शुद्धिकरण कर लेना चाहिए।

ई-मेल सूचनाओं के आदान-प्रदान को सरल बनाता है, लेकिन व्यावसायिक पत्राचार के दौरान आपको रूसी भाषा के नियमों की उपेक्षा नहीं करनी चाहिए, क्योंकि लापरवाही से की गई गलती प्रेषक के अधिकार को प्रभावित कर सकती है। पत्र भेजने से पहले, आपको पाठ की कई बार समीक्षा करनी चाहिए और वर्तनी और विराम चिह्न त्रुटियों के लिए सावधानीपूर्वक जांच करनी चाहिए। कई ईमेल क्लाइंट में वर्तनी जांच सुविधा होती है, इसलिए आपको लाल रंग में रेखांकित शब्दों पर ध्यान देना चाहिए। यदि आपको सही वर्तनी के बारे में संदेह है, तो आपको इंटरनेट पर मदद लेनी चाहिए या वर्तनी शब्दकोश का उपयोग करके वर्तनी की जांच करनी चाहिए।

पता फ़ील्ड को अंत में भरना चाहिए।

अधूरे या असंपादित पत्रों को भेजने से बचने के लिए, व्यावसायिक पत्र के प्राप्तकर्ता का पता भेजने से पहले अंतिम क्षण में दर्ज किया जाना चाहिए। यह नियम व्यावसायिक ईमेल पत्राचार की मूल बातों में भी शामिल है। ऐसा होता है कि पता फ़ील्ड भरते समय, ईमेल पहले उपयोग किए गए प्राप्तकर्ताओं की एक सूची पेश कर सकता है; यहां आपको अपना ध्यान भी केंद्रित करना चाहिए ताकि गलती से किसी तीसरे पक्ष के पते पर एक लिखित व्यावसायिक पत्र न भेजा जा सके।

एक व्यावसायिक पत्र की संरचना करना

पाठ की संरचना के नियम न केवल पेपर मीडिया पर लागू होते हैं, बल्कि ई-मेल के माध्यम से व्यावसायिक पत्राचार के नियमों पर भी लागू होते हैं। प्राप्तकर्ता के लिए मॉनिटर स्क्रीन पर बड़ी मात्रा में अक्षरों का पाठ पढ़ना हमेशा सुविधाजनक नहीं होता है। इस बिंदु को सरल बनाने के लिए, आपको पाठ को तार्किक रूप से बने छोटे पैराग्राफों में तोड़ना चाहिए और व्यावसायिक पत्रों का पाठ लिखते समय जटिल वाक्यों से बचना चाहिए। किसी व्यावसायिक पत्र में एक वाक्य की इष्टतम लंबाई पंद्रह शब्दों से अधिक नहीं होनी चाहिए।

व्यावसायिक पत्र का सार संक्षेप में बताया जाना चाहिए

व्यावसायिक पत्र के निर्दिष्ट विषय के अलावा, प्राप्तकर्ता को मुख्य पाठ के स्पष्ट रूप से तैयार किए गए पहले और दूसरे वाक्यों में भी रुचि होनी चाहिए। प्रेषक का कार्य पत्र की शुरुआत में उस समस्या या मुद्दे का सार बताना है जिसके लिए वह प्राप्तकर्ता को संबोधित कर रहा है। पहले वाक्य में उस उद्देश्य का उल्लेख होना चाहिए जिसके लिए व्यावसायिक पत्र भेजा जा रहा है। नमूना: "हम आपको सूचित करते हैं कि 01/02/2017 के अनुबंध संख्या 45 के तहत "थोक सामग्री की आपूर्ति पर" दायित्व की शर्तें समाप्त हो रही हैं। अनुबंध को नवीनीकृत करने के लिए, आपको दस्तावेजों का दूसरा पैकेज जमा करना होगा। निर्दिष्ट उद्देश्य के लिए धन्यवाद, प्राप्तकर्ता को व्यावसायिक पत्र के मुख्य विचार को समझने का अवसर मिलता है। यदि पत्र का पाठ बहुत बड़ा है, तो किसी वस्तु को पाठ दस्तावेज़ के रूप में अनुलग्नक के रूप में संलग्न करने के कार्य का उपयोग करना बेहतर है, लेकिन साथ ही, पाठ क्षेत्र में, आपको संलग्न निबंध छोड़ देना चाहिए जो व्यावसायिक पत्र पर प्रकाश डालता है। नमूना: "हम आपकी समीक्षा के लिए आपको कंपनी Mak-Stroy LLC के पत्र की एक इलेक्ट्रॉनिक प्रति भेज रहे हैं।" हम आपसे 01/02/2017 के अनुबंध संख्या 45 "थोक सामग्री की आपूर्ति पर" को पत्र में निर्दिष्ट समय सीमा तक बढ़ाने के मुद्दे पर अपने निर्णय के बारे में हमें सूचित करने के लिए कहते हैं।

प्रत्येक व्यावसायिक ईमेल का उत्तर होना चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार के नकारात्मक उदाहरण हैं जब प्राप्तकर्ता किसी कारण से व्यावसायिक पत्र को अनदेखा कर देता है। कभी-कभी वास्तव में ऐसे मामले हो सकते हैं जब कुछ स्थितियों के कारण उत्तर नहीं दिया जा सकता है, उदाहरण के लिए, समस्या के समाधान में कई दिन लग सकते हैं या प्राप्तकर्ता सोच में है और पूछे गए प्रश्न का तुरंत उत्तर नहीं दे सकता है। इस मामले में, इस मामले पर एक संक्षिप्त टिप्पणी दी जानी चाहिए, उदाहरण के लिए, “हैलो, प्योत्र इवानोविच। मुझे आपका पत्र मिला, लेकिन आज मुझे जवाब देना मुश्किल हो रहा है, क्योंकि मुझे वरिष्ठ प्रबंधन से परामर्श करना होगा। मैं आपकी समस्या हमारी कंपनी के सीईओ को बताऊंगा और सप्ताह के अंत तक आधिकारिक प्रतिक्रिया दूंगा। भवदीय, बिक्री विभाग प्रबंधक बेलोव इवान गेनाडीविच।"

यह याद रखने योग्य है कि यदि तीन कार्य दिवसों के भीतर कोई प्रतिक्रिया नहीं दी गई, तो व्यावसायिक पत्र का प्राप्तकर्ता चुप रहता है, इसे प्रेषक के साथ संवाद करने से इनकार करने और अनदेखा करने के रूप में मूल्यांकन किया जा सकता है।

प्रतिक्रिया पत्र लिखते समय, आपको पूछे गए सभी प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए।

यदि प्राप्तकर्ता को भेजा गया पत्र प्रश्नात्मक प्रकृति का है, तो पत्र लिखते समय आपको प्रश्नों के उत्तर उसी क्रम में देने चाहिए जो व्यावसायिक पत्र के प्राप्त पाठ में मौजूद है। यदि प्रश्न पूछे गए हैं, तो प्रेषक को उनके विशिष्ट उत्तर प्राप्त होने की आशा होती है। पत्र लिखते समय, आपको अपने उत्तरों को क्रमांकित नहीं करना चाहिए; आपको बस अपने विचारों को क्रम से बताने की आवश्यकता है। पूछे गए सभी प्रश्नों का उत्तर देने के लिए, आपको पहले प्राप्त व्यावसायिक पत्र को कई बार दोबारा पढ़ना होगा, और यदि बहुत सारे प्रश्न हैं, तो उन्हें छूटने से बचाने के लिए उन्हें अलग से लिखना बेहतर है। यदि पूछे गए कुछ प्रश्नों का उत्तर देना असंभव है, तो यह ध्यान देने योग्य है कि फिलहाल किसी कारण से उत्तर नहीं दिया जा सकता है।

संक्षिप्ताक्षरों, भावनात्मक डिज़ाइन और बड़े अक्षरों का अति प्रयोग न करें

व्यावसायिक पत्राचार के नकारात्मक उदाहरण हैं जब प्रेषक इमोटिकॉन्स के रूप में अनौपचारिक संकेतों का उपयोग करके इसे कमजोर करते हैं। सामाजिक नेटवर्क पर संचार करते समय उनका उपयोग लोकप्रिय है, हालांकि, व्यावसायिक पत्राचार के नियम भावनाओं की ऐसी अभिव्यक्तियों का स्वागत नहीं करते हैं, क्योंकि प्राप्तकर्ता उनका सही अर्थ नहीं जान सकता है और उन्हें विराम चिह्न त्रुटियों के एक समझ से बाहर सेट के लिए ले सकता है।

आपको बड़े अक्षरों में पाठ लिखने से भी बचना चाहिए। इंटरनेट पर, बड़े अक्षरों में लिखे गए शब्दों के समूह को "आकर्षक वाक्यांश" कहा जाता है और अक्सर ऐसे वाक्यांश नकारात्मक अर्थ रखते हैं। प्राप्तकर्ता, इलेक्ट्रॉनिक व्यावसायिक पत्र पढ़ते समय, ऐसे फ़ॉन्ट का नकारात्मक मूल्यांकन कर सकता है, जिसका अर्थ की धारणा पर हानिकारक प्रभाव पड़ेगा। यदि किसी व्यावसायिक पत्र में आपको किसी बिंदु के महत्व पर जोर देने की आवश्यकता है, तो परिचयात्मक वाक्यांशों का उपयोग करना बेहतर है, उदाहरण के लिए, "कृपया ध्यान दें कि अनुबंध को नवीनीकृत करने के लिए आपको 02/10/2017 से पहले दस्तावेजों का एक पैकेज प्रदान करना होगा।" या "कृपया ध्यान दें कि अनुबंध विस्तार के दस्तावेज़ 02/10/2017 तक जमा किए जाने चाहिए।"

संवेदनशील जानकारी ईमेल के ज़रिए प्रसारित न करें

व्यक्तिगत या गोपनीय जानकारी प्रसारित करते समय, इलेक्ट्रॉनिक मेलबॉक्स को अस्वीकार करना बेहतर होता है, क्योंकि हमलावरों द्वारा अपने स्वार्थी उद्देश्यों के लिए उपयोग की जाने वाली जानकारी को बाधित करने का खतरा होता है। ऐसी जानकारी में शामिल हो सकते हैं: टेलीफोन नंबर, पासवर्ड बैंक कार्ड, व्यक्तिगत बैंक खाते, आदि। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि जानकारी मेल एजेंट सर्वर पर संग्रहीत होती है और हैक होने पर चोरी हो सकती है।

पत्र के अंत में प्रेषक के हस्ताक्षर होने चाहिए।

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, भेजे गए प्रत्येक पत्र में एक विशिष्ट हस्ताक्षर होना चाहिए। अक्सर, मेलबॉक्स डेवलपर एक हस्ताक्षर ब्लॉक फ़ंक्शन पेश करते हैं, जिसमें आप अपनी नौकरी का शीर्षक, नाम और संपर्क फ़ोन नंबर दर्ज कर सकते हैं। इसके बाद, यह ब्लॉक स्वचालित रूप से प्रत्येक अक्षर के अंत में दिखाई देगा, जिससे टाइपिंग आसान हो जाएगी। हस्ताक्षर सही ढंग से लिखना महत्वपूर्ण है ताकि प्राप्तकर्ता को पत्र का उत्तर देते समय प्रेषक को सही ढंग से संबोधित करने का अवसर मिले। हस्ताक्षर का एक उदाहरण इस तरह दिख सकता है: "सम्मान के साथ, निकोलाई अलेक्जेंड्रोविच पेत्रोव, +7981000000000।"

निष्कर्ष निकालते हुए, यह ध्यान दिया जा सकता है कि ईमेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार कैसे संचालित किया जाए, यह समझने के लिए, आपको अतिरिक्त और जटिल बुनियादी बातों में महारत हासिल करने की आवश्यकता नहीं है। आपको बस शिष्टाचार के बुनियादी नियमों का पालन करना होगा और रूसी भाषा के मानदंडों का पालन करना होगा।

आउटगोइंग पत्र की प्रतिलिपि कैसे तैयार की जाती है? क्या मुझे दस्तावेज़ शीर्षलेख हटाने की आवश्यकता है?

उत्तर

ईमेल के माध्यम से संचार किसी भी आधुनिक कार्यालय कर्मचारी के काम का एक अभिन्न अंग है। और एकाउंटेंट कोई अपवाद नहीं हैं. इस तरह से पत्राचार कैसे करें कि व्यावसायिक संचार उत्पादक, भावनात्मक रूप से आरामदायक और बेहद नैतिक हो? मैं पाठकों को कुछ व्यावहारिक सलाह देता हूँ।

टिप 1. अपने पत्रों में प्राप्तकर्ता से की गई व्यक्तिगत अपील की उपेक्षा न करें

ऐसा करके आप उस व्यक्ति के व्यक्तित्व पर अपना ध्यान प्रदर्शित करेंगे। यदि कोई पत्र किसी विशिष्ट प्राप्तकर्ता को लिखा जाता है तो उसमें व्यक्तिगत पते का अभाव गलत एवं अशोभनीय लगता है।

जब आप प्राप्तकर्ता को अपना पहला पत्र लिखते हैं, तो अक्सर यह प्रश्न उठता है: उसे संबोधित करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है - केवल उसके पहले नाम से या उसके पहले और संरक्षक नाम से? इस मामले में, आपको यह देखना होगा कि हस्ताक्षर में क्या लिखा है जो उस व्यक्ति के पत्र को समाप्त करता है। उदाहरण के लिए, यदि नाम वहां दर्शाया गया है (बिना संरक्षक के)। "स्वेतलाना कोटोवा", तो बेझिझक मुझसे नाम से संपर्क करें। और यदि हस्ताक्षर कहता है "स्वेतलाना वासिलिवेना कोटोवा, ट्रेंज़ोर एलएलसी के मुख्य लेखाकार", तो आपको तदनुसार प्राप्तकर्ता को संबोधित करना होगा। किसी भी मामले में, दूसरा विकल्प बेहद सही है, और इसलिए फायदेमंद है।

मैं "प्रेषक" फ़ील्ड में दी गई जानकारी पर भरोसा करने की अनुशंसा नहीं करता। आख़िरकार, इसे अक्सर प्रारंभ में ईमेल पते के स्वामी द्वारा नहीं, बल्कि ईमेल सेट करते समय कंपनी के आईटी विशेषज्ञ द्वारा भरा जाता है।

वैसे, मैं आपको दृढ़ता से सलाह देता हूं कि किसी बिजनेस पार्टनर या क्लाइंट को संबोधित करते समय नाम के संक्षिप्त रूप का उपयोग न करें ("साशा" के बजाय "सैश", "अन्या" के बजाय "एन"), चाहे लेखन कितना भी लोकतांत्रिक क्यों न हो शैली और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका पत्राचार कितना पुराना है। मौखिक भाषण में जो परिचित लगता है वह लिखित भाषण में बहुत सरल लगता है।

टिप 2. अपने अभिवादन के स्वरूप पर विशेष ध्यान दें

आपको इस वाक्यांश का प्रयोग नहीं करना चाहिए "शुभ दिन!". भले ही आपके पास प्राप्तकर्ता के समय क्षेत्र से मिलान करने का अच्छा इरादा हो, यह वाक्यांश बेस्वाद लगता है, मैं इसे अश्लील भी कहूंगा। तटस्थ विकल्पों का उपयोग करना बेहतर है: "नमस्ते...", "शुभ दोपहर...". और हां, यदि आप जानते हैं तो ग्रीटिंग में प्राप्तकर्ता का नाम जोड़ें। उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत रूप से, मुझे यह फेसलेस की बजाय कहीं अधिक सुखद लगता है "नमस्ते!"व्यक्तिगत हो जाओ "हैलो, तमारा!".

याद रखें कि इस तरह आप प्राप्तकर्ता का समय बचाते हैं। आख़िरकार, वह तुरंत प्राप्त पत्र की सामग्री का आकलन करने और उसकी प्राथमिकता और महत्व पर तुरंत निर्णय लेने में सक्षम होगा।

विषय पंक्ति संक्षिप्त होनी चाहिए, लेकिन साथ ही पत्राचार के विषय को सटीक रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए। उदाहरण के लिए, "अल्फा एलएलसी से समझौता, चालान, अधिनियम""दस्तावेज़" के बजाय। जैसे-जैसे चर्चा के तहत मुद्दे के पहलू बदलते हैं, विषय को स्पष्ट करें। उदाहरण के लिए, "पर्म के साथ सहयोग" → "पर्म के साथ सहयोग। बातचीत की तारीख" → "पर्म के साथ सहयोग। मसौदा समझौता".

यदि पत्राचार के दौरान आप देखते हैं कि "विषय" फ़ील्ड आपके प्राप्तकर्ता द्वारा बेतरतीब ढंग से भर दिया गया है या बिल्कुल नहीं भरा गया है, तो पहल करें और दो परिदृश्यों में से एक को आज़माएं।

परिद्रश्य 1।उत्तर देते समय, "विषय" फ़ील्ड स्वयं भरें। यदि प्राप्तकर्ता चौकस है, तो शायद यह आपके पत्राचार को पर्याप्त रूप में लाने के लिए पहले से ही पर्याप्त होगा।

परिदृश्य 2.यदि प्राप्तकर्ता "विषय" फ़ील्ड भरने को अनदेखा करना जारी रखता है, तो उसे निम्नलिखित की तरह एक पत्र लिखें: "अल्ला, मेरा सुझाव है कि आप तुरंत "विषय" फ़ील्ड में पत्र के विषय को इंगित करें। मुझे लगता है कि इस तरह हम अपने संचार की प्रभावशीलता में उल्लेखनीय वृद्धि करेंगे।.

टिप 4. "प्रति" और "सीसी" फ़ील्ड पर ध्यान दें

आपको कारोबारी माहौल में इन क्षेत्रों के आम तौर पर स्वीकृत उद्देश्य को स्पष्ट रूप से समझने की आवश्यकता है:

• <если>"प्रति" फ़ील्ड में केवल आप सूचीबद्ध हैं - इसका मतलब है कि पत्र भेजने वाला अपने प्रश्न या अनुरोध पर आपकी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहा है;
• <если>फ़ील्ड में कई प्राप्तकर्ता हैं - प्रेषक प्रत्येक या किसी प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहा है। इस मामले में, उत्तर देते समय, "सभी को उत्तर दें" फ़ंक्शन का उपयोग करके प्रेषक द्वारा निर्धारित प्राप्तकर्ताओं की सूची को सहेजें (बेशक, बशर्ते कि आप जानबूझकर केवल पत्र के लेखक को जवाब नहीं देना चाहते हैं, अपनी प्रतिक्रिया का सार छुपाएं) बाकी पत्राचार प्रतिभागियों से);
• <если>आपका नाम "कॉपी" फ़ील्ड में दिखाई देता है - प्रेषक चाहता है कि आप प्रश्न से अवगत हों, लेकिन वह आपसे उत्तर की अपेक्षा नहीं करता है। इसका मतलब यह है कि आपको इस मुद्दे पर पत्राचार नहीं करना चाहिए। यदि आप अभी भी ऐसा करने का निर्णय लेते हैं, तो अच्छे फॉर्म का संकेत निम्नलिखित वाक्यांशों में से किसी एक के साथ पत्र शुरू करना होगा: "यदि संभव हो तो मैं इस मुद्दे पर चर्चा में शामिल होना चाहूँगा...", "मुझे अपनी राय व्यक्त करने दीजिए...".

जहां तक ​​बीसीसी क्षेत्र का सवाल है, व्यावसायिक नैतिकता के नजरिए से, यह सबसे विवादास्पद ईमेल टूल है। कभी-कभी इसे लगभग गुप्त अवलोकन और जानकारी का एक उपकरण माना जाता है। आख़िरकार, बीसीसी में रखे गए प्राप्तकर्ता अन्य प्राप्तकर्ताओं को दिखाई नहीं देते हैं। कुछ, आमतौर पर बड़ी कंपनियों में, जो नैतिकता के मामलों में विशेष रूप से ईमानदार हैं, बड़े पैमाने पर मेलिंग को छोड़कर, कॉर्पोरेट पत्राचार में इस क्षेत्र का उपयोग करना सख्त वर्जित है। लेकिन अधिकांश कंपनियां निम्नलिखित नियमों का पालन करते हुए इसका उपयोग करती हैं:

• "गुप्त प्रतिलिपि" फ़ील्ड भरकर एक पत्र भेजना यह मानता है कि पत्र के लेखक ने संदेश के इस रूप के कारण और उद्देश्य के बारे में छिपे हुए प्राप्तकर्ताओं को सूचित कर दिया है (या ऐसा करने जा रहा है);
• छिपे हुए प्राप्तकर्ता को पत्राचार में प्रवेश करने की आवश्यकता नहीं है।

प्रशिक्षण के दौरान, मुझसे अक्सर यह प्रश्न पूछा जाता है: क्या उस समय के संबंध में कोई आम तौर पर स्वीकृत मानक हैं जिसके भीतर किसी ग्राहक या सहकर्मी के पत्र का जवाब देना आवश्यक है? लेकिन आप इसका कोई सार्वभौमिक उत्तर नहीं दे सकते.

अगर हम आंतरिक पत्राचार के बारे में बात करते हैं, तो यहां सब कुछ कंपनी के जीवन की गति और लय से ही निर्धारित होता है। ऐसी कंपनियाँ हैं जिनमें प्रतिक्रिया में डेढ़ घंटे से अधिक की देरी को बुरा व्यवहार माना जाता है। और कहीं न कहीं दिन के दौरान उत्तर चीजों के क्रम में होता है।

द्वारा सामान्य नियमकिसी पत्र का सबसे स्वीकार्य प्रतिक्रिया समय 2-3 घंटे के भीतर माना जाता है। यह तथाकथित आरामदायक प्रतीक्षा समय है, जब प्रेषक प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करता है और अपने पते वाले की चुप्पी से आंतरिक असुविधा का अनुभव नहीं करता है।

लेकिन क्या होगा यदि, पत्र प्राप्त करने और पढ़ने के बाद, आपको एहसास हो कि आप 24 घंटों के भीतर इसका पूरा उत्तर नहीं दे सकते? फिर, अच्छे शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, प्रेषक को अपने पत्र की प्राप्ति और उसका उत्तर देने के लिए अनुमानित समय सीमा के बारे में सूचित करें। उदाहरण के लिए: “हैलो, सर्गेई वासिलिविच! मुझे आपका पत्र मिला। मैं अगले कुछ दिनों में जवाब दूंगा" या "एंड्रे, मुझे पत्र मिला। धन्यवाद! उत्तर देने के लिए मुझे अधिक जानकारी चाहिए. मैं बाद में 'नहीं' में उत्तर देने का प्रयास करूंगा...''.

टिप 6. पत्र में जानकारी प्रस्तुत करने के लिए बुनियादी नियमों का पालन करें

उनमें से बहुत सारे नहीं हैं:

• किसी पत्र को पढ़ते समय, सबसे आरामदायक वॉल्यूम "एक स्क्रीन पर" फिट बैठता है, अधिकतम - A4 पेज पर;
• भेजे गए अनुलग्नकों की मात्रा 3 एमबी से अधिक नहीं होनी चाहिए। बड़ी फ़ाइलों के कारण प्राप्तकर्ता के पास मेल रुक सकता है;
• "पैकेजिंग" संलग्नक करते समय, यूनिवर्सल ज़िप या रार एन्कोडिंग का उपयोग करें। अन्य एक्सटेंशन ट्रांसमिशन के दौरान अवरुद्ध या कट सकते हैं और प्राप्तकर्ता के लिए समस्याएँ पैदा कर सकते हैं;
• उत्तर को कभी भी नए पत्र के रूप में प्रारंभ न करें (पत्राचार इतिहास को सहेजे बिना)। अन्यथा, प्राप्तकर्ता को मूल संदेश खोजने में समय बर्बाद करने के लिए मजबूर होना पड़ेगा;
• ऐसी भाषा में लिखें जो प्राप्तकर्ता को यथासंभव समझ में आ सके। बहुत से लोग आश्चर्य करते हैं कि क्या पेशेवर या आंतरिक कॉर्पोरेट शब्दावली, कठबोली भाषा, संक्षिप्त रूप और आंग्लवाद का उपयोग करना उचित है।

प्रत्येक विशिष्ट मामले में इसका निर्णय अलग से किया जाना चाहिए।

इस प्रकार, किसी कंपनी में आंतरिक कॉर्पोरेट पत्राचार लगभग हमेशा कठबोली और संक्षिप्ताक्षरों से भरा होता है: वे सभी प्रतिभागियों के लिए परिचित और समझने योग्य होते हैं और समय बचाते हैं। लेकिन आपको समकक्षों के साथ पत्राचार में उनका सावधानी से उपयोग करने की आवश्यकता है।

मेरे अभ्यास में ऐसा एक मामला था। एक सहकर्मी एक प्रकाशन गृह के लिए सामग्री तैयार कर रहा था और अपने आखिरी पत्र में उन्होंने उसे लिखा: "माशा, कृपया अपनी सारी सामग्री यथाशीघ्र भेजें". माशा ने फैसला किया कि यह उसके लिए अज्ञात प्रारूप का एक पदनाम था, जिसमें पाठ का अनुवाद करने की आवश्यकता थी। उसने प्रकाशक के अनुरोध को कैसे पूरा किया जाए, यह जानने में, चाहे जो भी हो, बहुत समय बर्बाद कर दिया। मशीन की झुंझलाहट की कल्पना करें, जब 2 दिन बाद उसे पता चलता है कि रहस्यमय "asap" व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले अंग्रेजी-भाषी शब्द "एज़ सून पॉसिबल" का संक्षिप्त रूप है। लेकिन माशा अनुरोध प्राप्त होने के आधे घंटे के भीतर सामग्री भेज सकती थी!

टिप 7. प्रत्येक अक्षर को हस्ताक्षर और अपने संपर्कों के ब्लॉक के साथ समाप्त करें

भले ही आप प्राप्तकर्ता को कितने करीब से जानते हों और आपका पत्राचार कितने समय से चल रहा हो, आपके प्रत्येक पत्र में एक हस्ताक्षर और संपर्क जानकारी वाला एक ब्लॉक होना चाहिए। यह व्यावसायिक संचार की संस्कृति का एक अभिन्न तत्व है।

ब्लॉक में शामिल होना चाहिए:

• आपका पहला और अंतिम नाम. संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है। के बजाय “टी.एल. वोरोतिन्त्सेव"मैं अपने हस्ताक्षर में इंगित करता हूँ "तमारा लियोनिदोव्ना वोरोटिनत्सेवा"या "तमारा वोरोटिनत्सेवा"ताकि प्राप्तकर्ता समझ सके कि उत्तर पत्र में मुझसे कैसे संपर्क किया जाए;
• आपका मत। इससे प्राप्तकर्ता को मुद्दों को सुलझाने में आपके अधिकार की सीमाओं और पेशेवर क्षमता को समझने का अवसर मिलता है;
• संपर्क जानकारी (फोन, ईमेल, कंपनी का नाम, वेबसाइट)। इस तरह आप प्राप्तकर्ता को यदि आवश्यक हो तो अतिरिक्त परिचालन संचार का अवसर प्रदान करेंगे।

जो कुछ कहा गया है, उसमें मैं यह जोड़ना चाहता हूं: आपके ईमेल ही वे वस्त्र हैं जिनसे आपका स्वागत किया जाता है। दूसरे शब्दों में, व्यावसायिक पत्राचार के शिष्टाचार का पालन करके, आप अपने प्राप्तकर्ता पर सबसे सुखद प्रभाव डालेंगे।

"वाणिज्यिक प्रस्ताव", "समाचार", "आपके लिए" या बस "पुन:" - यदि ऐसा पत्र किसी अपरिचित पते से आया है, तो सबसे अधिक संभावना है कि यह स्पैम जैसा प्रतीत होगा। किसी ईमेल की विषय पंक्ति में कुछ शब्द प्राप्तकर्ता का ध्यान खींच सकते हैं या उसे ईमेल को रद्दी में डाल सकते हैं। विषय वह पहली चीज़ है जिसे ईमेल प्राप्तकर्ता पढ़ेगा। इसीलिए इसे तैयार करना इतना महत्वपूर्ण है।

पत्र की विषय पंक्ति में संक्षेप में इसकी मुख्य सामग्री बताएं। यथासंभव विशेष रूप से लिखने की सलाह दी जाती है, "समस्याओं के बारे में" नहीं, बल्कि "सेलेज़नेवा स्ट्रीट पर फार्मेसी में दवाओं की आपूर्ति में समस्याएं"। यदि आप सहयोग का प्रस्ताव बना रहे हैं, तो पत्र के विषय में कुछ ऐसा इंगित करें जो प्राप्तकर्ता के हितों को प्रभावित करता हो। उदाहरण के लिए, "सहयोग का प्रस्ताव" नहीं लिखें, बल्कि "हम बिक्री बढ़ाने के लिए एक संयुक्त विज्ञापन अभियान की पेशकश करते हैं।" या: "अल्फा कंपनी के लिए: बीटा खुदरा दुकानों में विज्ञापन पर एक विशेष छूट।" प्राप्तकर्ता को तुरंत समझ जाना चाहिए कि आपका पत्र उसके लिए कैसे उपयोगी होगा। इसके अलावा, यदि कुछ समय बाद वह इसे प्राप्त संदेशों की सूची में ढूंढना चाहता है, तो वह खोज के लिए विषय में आपके द्वारा निर्दिष्ट कीवर्ड निर्दिष्ट करने में सक्षम होगा। जब पत्र प्राप्तकर्ता एक संभावित नियोक्ता है, तो एक सुविधाजनक विषय विकल्प होगा: "फार्मासिस्ट की रिक्ति के लिए आई. ए. इवानोवा का बायोडाटा।"

बिना कवर लेटर के कभी भी कोई फाइल जमा न करें। यह किसी बिजनेस पार्टनर के कार्यालय में बिना हेलो कहे जाने और उसकी मेज पर जरूरी दस्तावेज फेंकने जैसा है। अपना कवर लेटर एक विनम्र पते से शुरू करें: नाम और संरक्षक के साथ - उन लोगों के लिए जो आपसे उम्र में बड़े हैं, नेतृत्व की स्थिति में हैं, या बस अपने लिए ऐसा संबोधन पसंद करते हैं; नाम से - उन लोगों के लिए जो हमेशा अपना परिचय केवल इसी तरह देते हैं और खुद को उनके संरक्षक नाम से बुलाने की पेशकश नहीं करते हैं। यदि आप नहीं जानते कि संपर्क करने का सर्वोत्तम तरीका क्या है, तो नाम और संरक्षक नाम से संपर्क करें। प्राप्तकर्ता स्वयं आपको नाम से अधिक परिचित पते पर स्विच करने का सुझाव देगा। यदि नाम अज्ञात है, तो आप सामान्य शब्दों में संबोधित कर सकते हैं: "प्रिय साथियों!", "प्रिय कंपनी प्रबंधन!", "प्रिय आपूर्तिकर्ता/ग्राहक/भविष्य के भागीदार!" अंत में, यदि आप वास्तव में नहीं जानते कि स्वयं को कैसे संबोधित करें, तो बस "हैलो!" शब्द छोड़ दें।

पत्र की शुरुआत में, प्राप्तकर्ता को यह याद दिलाना सबसे अच्छा है कि आपने सहयोग कैसे शुरू किया और कैसे मिले। उदाहरण के लिए: "मास्को में सम्मेलन के दौरान, हमने मुलाकात की और आगे सहयोग की संभावना पर चर्चा की।" इस वाक्यांश के साथ आप उस व्यक्ति को याद दिलाएंगे कि आप कौन हैं और आप उसे सबसे पहले क्यों लिख रहे हैं। यदि इसके लिए कुछ है तो कृतज्ञता व्यक्त करना अतिश्योक्ति नहीं होगी, उदाहरण के लिए: "एक विज्ञापन अभियान चलाने में हमारी सहायता करने के लिए हम आपके प्रति अपनी गहरी कृतज्ञता व्यक्त करते हैं।"

इसके बाद, तुरंत पत्र की मुख्य सामग्री पर आगे बढ़ें। यह सलाह दी जाती है कि, बिना किसी प्रस्तावना के, अपील का कारण एक वाक्यांश में तैयार किया जाए: "मैं एक बैठक आयोजित करने और एक नई शाखा खोलने पर चर्चा करने का प्रस्ताव करता हूं।" याद रखें कि अधिकांश लोगों को प्रिंट की तुलना में स्क्रीन पर टेक्स्ट पढ़ना अधिक कठिन लगता है। इसलिए, यह महत्वपूर्ण है कि व्यक्ति जितनी जल्दी हो सके समझ जाए कि आप उससे क्या चाहते हैं। इसके अलावा, पहले वाक्यांश सबसे अच्छे से याद रहते हैं। और यदि आप पत्र के बीच में मुख्य विचार को "छिपा" देते हैं, तो प्राप्तकर्ता इसे आसानी से नहीं पकड़ पाएगा। पत्र के संपूर्ण पाठ को तार्किक रूप से पैराग्राफों में तोड़ने का प्रयास करें। उनमें से प्रत्येक को अंश के मुख्य विचार से प्रारंभ करें। यदि आप कई मुद्दों पर चर्चा करने का प्रस्ताव रखते हैं, तो उन्हें गिना जा सकता है। बहुत लंबे ईमेल से बचें. यदि समस्या की प्रस्तुति बड़ी मात्रा में स्थान लेती है, तो इसे एक अलग फ़ाइल में कॉपी करना और पत्र के साथ संलग्न करना बेहतर है। फिर, यदि आवश्यक हो, तो प्राप्तकर्ता के लिए फ़ाइल को एक अलग फ़ोल्डर में सहेजना या प्रिंट करना अधिक सुविधाजनक होगा।

पत्र के अंत में, आगे के सहयोग के लिए आशा व्यक्त करने, धन्यवाद देने या किसी अन्य तरीके से पत्र प्राप्तकर्ता के प्रति अपने मैत्रीपूर्ण रवैये को इंगित करने की प्रथा है। उदाहरण के लिए: "मुझे आशा है कि हमारे सहयोग में सभी कठिनाइयां दूर हो जाएंगी, और हम सबसे प्रभावी बातचीत स्थापित करेंगे!", "हम अपनी परियोजना के लंबे और फलदायी सहयोग और समर्थन के लिए अपना आभार व्यक्त करते हैं!"

पत्र के अंत में कृपया अपना पूरा नाम, पद, कंपनी का नाम और संपर्क जानकारी शामिल करें। उन सभी संपर्कों को इंगित करने की सलाह दी जाती है जिनकी प्राप्तकर्ता को आवश्यकता हो सकती है: डाक पता, टेलीफोन नंबर, फैक्स, ईमेल, वेबसाइट पता। यदि आप कार्य उद्देश्यों के लिए Skype और ICQ का उपयोग करते हैं, तो उन्हें भी इंगित करें। इस मामले में, यह सलाह दी जाती है कि "अतिरिक्त" संपर्कों को इंगित न करें। उदाहरण के लिए, आपको कई ईमेल पते निर्दिष्ट नहीं करने चाहिए - एक लिखना बेहतर है जिस पर मेल सबसे विश्वसनीय रूप से वितरित किया जाता है।

आपके द्वारा लिखे गए प्रत्येक पत्र पर हस्ताक्षर करें। यह बेहद असुविधाजनक होता है जब कोई व्यक्ति समय-समय पर संपर्कों को इंगित करता है, और उसे कॉल करने के लिए, आपको फ़ोन नंबर की तलाश में उसके कई पत्रों को देखना होगा। ईमेल प्रोग्रामों और ईमेल वेबसाइटों पर ऑटो-हस्ताक्षर का उपयोग करें। इस सुविधा के लिए धन्यवाद, ईमेल प्रोग्राम स्वचालित रूप से अपने द्वारा बनाए गए प्रत्येक अक्षर पर एक ऑटो-हस्ताक्षर जोड़ता है।

यदि आपको कई हस्ताक्षर विकल्पों की आवश्यकता है - उदाहरण के लिए, क्षेत्रीय और संघीय भागीदारों के लिए अलग-अलग संपर्क जानकारी के साथ - तो आप कई ऑटो-हस्ताक्षर विकल्प बना सकते हैं।

"ओह, मैं फ़ाइल संलग्न करना भूल गया। मैं इसे भेज रहा हूँ" शायद सबसे आम वाक्यांश है जो संलग्न फ़ाइलों के साथ अक्षरों में पाया जा सकता है। ऐसी विस्मृति मामूली बात लगती है। लेकिन इससे व्यावसायिक प्रक्रियाओं में काफी देरी होती है। आपने फ़ाइल भेज दी है और प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं. अगले दिन आप कॉल करते हैं और पता चलता है कि फ़ाइल प्राप्त नहीं हुई क्योंकि आप इसे संलग्न करना भूल गए। इस स्थिति से बचने के लिए, पहले ईमेल में फ़ाइलें संलग्न करने और फिर एक कवर लेटर लिखने की आदत डालें।

एक अन्य युक्ति यह है कि फ़ाइलों को इस तरह से नाम दिया जाए जिससे वे प्राप्तकर्ता को स्पष्ट रूप से दिखाई दें। यदि आपका प्राप्तकर्ता एक संभावित नियोक्ता है, तो फ़ाइल को "रेज़्यूमे" नहीं, बल्कि "इवानोवा आई.ए. फार्मासिस्ट की रिक्ति के लिए बायोडाटा" या "फार्मासिस्ट इवानोवा" कहा जाना चाहिए। यदि प्राप्तकर्ता बिजनेस पार्टनर है तो फाइल को उसकी नजर से भी देखें। इसे "अल्फा कंपनी के लिए वाणिज्यिक प्रस्ताव" नहीं, बल्कि "बीटा कंपनी की ओर से वाणिज्यिक प्रस्ताव" कहें। नहीं: "कीमत", लेकिन "कीमत। सिक्का बक्सों पर विज्ञापन। कंपनी "विज्ञापनदाता"। इस मामले में, प्राप्तकर्ता पत्र को तुरंत अपने फ़ोल्डर में सहेज लेगा और उसे विशेष रूप से इसका नाम बदलने की आवश्यकता नहीं होगी।

पत्र को उस व्यक्ति को भेजने की सलाह दी जाती है जिसकी क्षमता में वास्तव में पत्र में उठाए गए मुद्दों को हल करना शामिल है। यदि आप बायोडाटा भेज रहे हैं, तो आपको पहले एचआर प्रबंधक या पर्यवेक्षक का ईमेल पता करना होगा। यदि सहयोग के लिए कोई प्रस्ताव भेजा जाता है, तो उसे उस व्यक्ति को भेजा जाना चाहिए जो ऐसे मुद्दों पर निर्णय लेता है, चाहे वह क्रय प्रबंधक हो, विज्ञापन विशेषज्ञ हो या निदेशक हो।

ऐसा होता है कि एकमात्र उपलब्ध पता कंपनी का सामान्य पता होता है जैसे info@ या reklama@। ऐसे पते पर लिखने से, आप आसानी से किसी का ध्यान नहीं जा सकते, क्योंकि इससे बहुत अधिक स्पैम प्राप्त होता है। इसलिए, विषय पंक्ति में उस कंपनी के कर्मचारी का नाम इंगित करना उचित है जिसके लिए पत्र का इरादा है या जिस कंपनी से आप संपर्क कर रहे हैं उसका नाम इंगित करें। कंपनी की गतिविधियों से संबंधित कीवर्ड भी आपको ध्यान आकर्षित करने में मदद करेंगे। उदाहरण के लिए: "साइबेरिया की जलाऊ लकड़ी" कंपनी से लकड़ी की आपूर्ति में समस्याएँ - यह शब्द संबंधित कंपनी के प्रबंधकों का ध्यान आकर्षित करेगा।

प्रेषकों की एक और सामान्य गलती अपने पत्र की सामग्री के बारे में सभी को सूचित करने की इच्छा है। वे कमोबेश सभी इच्छुक लोगों के पते दर्शाते हैं ताकि उन्हें प्रतियां प्राप्त हों। अनावश्यक ईमेल प्राप्तकर्ताओं को परेशान करते हैं; जब वे स्पष्टीकरण के लिए आपको वापस कॉल करना शुरू करते हैं तो वे आपको अपने काम से विचलित कर देते हैं, जिसमें आप भी शामिल होते हैं।

एक नियम है: यदि आप सभी प्राप्तकर्ताओं को अल्पविराम से अलग करके सूचीबद्ध करते हैं, तो आप उनमें से प्रत्येक से प्रतिक्रिया की उम्मीद करते हैं, और यदि आप "पत्र की प्रतिलिपि" पंक्ति में पते का हिस्सा इंगित करते हैं, तो आप प्रतिक्रिया की उम्मीद नहीं करते हैं ये अभिभाषक, बस उन्हें सूचित कर रहे हैं। हालाँकि, इस नियम का पालन हर कोई नहीं करता है। और नियमित प्राप्तकर्ताओं के साथ ऐसे नियम पर विशेष रूप से सहमत होना बेहतर है।

प्रतिलिपियाँ भेजने के लिए एक अन्य सुविधाजनक सुविधा गुप्त प्रतिलिपि है। यदि आप इस पंक्ति में दूसरे प्राप्तकर्ता का पता दर्ज करते हैं, तो पहले प्राप्तकर्ता को पता नहीं चलेगा कि आपने किसी और को सूचित किया है।

महत्वपूर्ण ईमेल के लिए डिलीवरी अधिसूचना का उपयोग करें। इसे हर अक्षर में शामिल करने का प्रयास न करें. आप यह दर्शाने वाले नोट का भी उपयोग कर सकते हैं कि पत्र विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। बस इसका दुरुपयोग मत करो. अन्यथा, कुछ पत्र भेजने वाले एक पंक्ति के सभी अक्षरों को विशेष रूप से महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करना पसंद करते हैं, और परिणामस्वरूप उनके पत्र बिल्कुल भी महत्वपूर्ण नहीं माने जाते हैं।

प्राप्त पत्रों के साथ काम करने के लिए, प्राप्त पत्रों को फ़ोल्डरों में क्रमबद्ध करने का कार्य बहुत सुविधाजनक है। अपने मेल प्रोग्राम में, आप कुछ नियम बना सकते हैं जिसके अनुसार आने वाले पत्रों को एक विशिष्ट प्राप्तकर्ता के फ़ोल्डरों में, एक निश्चित कीवर्ड के साथ, इत्यादि वितरित किया जाएगा। पत्रों को लगभग किसी भी पैरामीटर के आधार पर क्रमबद्ध किया जा सकता है: महत्व, आकार, तिथि, प्राप्तकर्ता सूची, इत्यादि के आधार पर। यदि आपने किसी मेलिंग सूची की सदस्यता ली है या यदि आपको बड़ी मात्रा में ईमेल प्राप्त होते हैं तो सॉर्टिंग का उपयोग करना विशेष रूप से सुविधाजनक है। इस मामले में, उदाहरण के लिए, मेलिंग सूची के माध्यम से प्राप्त समाचार एक अलग फ़ोल्डर में समाप्त हो जाएंगे, और जब आप उन्हें पढ़ सकेंगे सही समय, और हर बार ऐसा पत्र नहीं आता।

व्यावसायिक पत्रों में इमोटिकॉन्स का उपयोग करने की प्रथा नहीं है। भावनाओं को शब्दों के साथ व्यक्त करें: "अद्भुत", "बहुत खुश", "मैं प्रशंसा करता हूँ"। अपवाद उन व्यावसायिक साझेदारों के साथ पत्राचार है जिनसे आप परिचित हैं, एक से अधिक बार एक साथ कॉफी पी चुके हैं और आम तौर पर अनौपचारिक संबंध बनाए रखते हैं। कुछ लोग अपने पत्रों में मौलिकता लाने का प्रयास करते हैं। उदाहरण के लिए, वे गैर-मानक हस्ताक्षर और अंतिम वाक्यांशों के साथ आते हैं: "सबसे रचनात्मक निदेशक", "सर्वश्रेष्ठ बिक्री प्रबंधक", "आपके लिए सम्मान और प्यार के साथ", "मैं आपके उत्तर की प्रतीक्षा कर रहा हूं"।

किसी हॉलिडे एजेंसी या डिज़ाइन स्टूडियो के कर्मचारी के लिए, जिसके काम के लिए रचनात्मक दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है, गैर-मानक शब्दांकन केवल एक प्लस होगा, लेकिन यदि कोई अकाउंटेंट या प्रबंधक मौलिक होना शुरू कर देता है, तो इसे समझ के साथ स्वीकार किए जाने की संभावना नहीं है।

पत्रों का उत्तर देते समय, आने वाले पत्र की एक प्रति पत्र के मुख्य भाग में सहेजना सबसे सुविधाजनक होता है; प्रेषक द्वारा बताई गई विषय पंक्ति को छोड़ना भी अधिक सुविधाजनक होता है। तब आप दोनों के लिए समस्या के समाधान की प्रगति की निगरानी करना सुविधाजनक होगा। लेकिन यह बेहद असुविधाजनक होता है जब लेखक पहली बार किसी नए विषय पर पत्र भेजते समय किसी पुराने आने वाले पत्र में संरक्षित विषय को छोड़ देता है। वसंत ऋतु में "पुन: नया साल मुबारक हो!" विषय के साथ एक पत्र प्राप्त करें। बहुत सुखद और सुविधाजनक नहीं. यह तुरंत समझना असंभव होगा कि पत्र किस बारे में होगा। बाद में कीवर्ड का उपयोग करके "खोज" का उपयोग करके इसे ढूंढना भी संभव नहीं होगा।

यदि आप छुट्टी पर जा रहे हैं या कुछ समय के लिए व्यावसायिक यात्रा पर जा रहे हैं, तो "अनुपस्थित होने पर ऑटो उत्तर" फ़ंक्शन का उपयोग करें। इस मामले में, आपके प्रस्थान के दौरान, आपको पत्र भेजने वाले प्रत्येक व्यक्ति को एक मानक प्रतिक्रिया प्राप्त होगी जिसे आप स्वयं लिखेंगे। इस ऑटो-रिप्लाई में, यह बताने की सलाह दी जाती है कि आप किस तारीख को काम पर लौटेंगे, साथ ही अपनी अनुपस्थिति के दौरान आप किससे संपर्क कर सकते हैं।

इस प्रकार के व्यावसायिक पत्राचार का प्रयोग हमारे जीवन में कम होता जा रहा है, इसका स्थान ईमेल ने ले लिया है। हालाँकि, ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब कागजी पत्र इलेक्ट्रॉनिक पत्रों की तुलना में अधिक प्रभावी होते हैं। उदाहरण के लिए, जब आपको किसी विशेष महत्वपूर्ण कार्यक्रम में किसी कार्यकारी को आमंत्रित करने की आवश्यकता होती है या जब आप व्यक्तिगत रूप से उच्च गुणवत्ता वाला मुद्रित वाणिज्यिक प्रस्ताव सौंपना चाहते हैं। इस मामले में, यह तथ्य कि प्रेषक ने पत्र को प्रिंट करने और मेल करने में समय लिया, प्राप्तकर्ता के प्रति सम्मान पर जोर देगा।

कागजी पत्र लिखने की सिफ़ारिशें आम तौर पर इलेक्ट्रॉनिक अक्षरों के समान ही होती हैं। प्राप्तकर्ता को सम्मानपूर्वक संबोधित करना आवश्यक है, शुरुआत में ही पत्र का मुख्य विचार तैयार करें (उदाहरण के लिए: "हम आपको पुरस्कार समारोह में आमंत्रित करते हैं"), मुख्य सामग्री को संरचित तरीके से प्रस्तुत करें और सभी आवश्यक संकेत दें संपर्क.

पत्र बनाने और लिफाफा प्रिंट करने के लिए गुणवत्तापूर्ण कागज और एक स्पष्ट प्रिंटर का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। केवल इस मामले में एक कागजी पत्र वास्तव में इस बात पर जोर देगा कि उसका प्राप्तकर्ता प्रेषक के लिए एक अत्यंत महत्वपूर्ण व्यक्ति है।

पत्र केवल तभी लिखें जब बहुत आवश्यक हो। व्यावसायिक पत्राचार के साथ-साथ सामान्य रूप से व्यावसायिक संचार की एक महत्वपूर्ण आवश्यकता आपके साथी के समय का सम्मान करना है। प्रश्नों को सावधानीपूर्वक शब्दों में लिखकर और अनावश्यक विवरण हटाकर अपने ईमेल प्राप्तकर्ताओं का समय बचाएं। तब आपके संदेश हमेशा महत्वपूर्ण और जानकारीपूर्ण माने जाएंगे, और आपको उनके उत्तर प्राप्त होंगे।

पाठ: इरीना कुरिवचक