Электронная переписка как доказательство. Элементарные правила деловой переписки по e-mail Случай вопросы копию письма

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия - это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса, но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

Как оформляется копия исходящего письма? Нужно ли убирать шапку документа?

Ответ

Общение по электронной почте - неотъемлемая часть работы любого современного офисного работника. И бухгалтеры не исключение. Как вести переписку таким образом, чтобы деловое общение было продуктивным, эмоционально комфортным и предельно этичным? Предлагаю читателям несколько практических советов.

СОВЕТ 1. Не пренебрегайте в своих письмах персональным обращением к адресату

Тем самым вы продемонстрируете свое внимание к личности человека. Если письмо написано конкретному получателю, то отсутствие в нем персонального обращения выглядит некорректно и невежливо.

Когда вы пишете адресату одно из первых писем, часто возникает вопрос: как лучше к нему обращаться - просто по имени или по имени и отчеству? В этом случае нужно посмотреть, что написано в подписи, которой заканчивается письмо этого человека к вам. Если там указано имя (без отчества), например «Светлана Котова» , то смело обращайтесь по имени. А если в подписи значится «Светлана Васильевна Котова, главный бухгалтер ООО “Трензор”» , то и вам надо обращаться к адресату соответственно. В любом случае второй вариант - предельно корректный, а потому беспроигрышный.

Ориентироваться на информацию в поле «От кого» я не рекомендую. Ведь зачастую оно изначально заполняется не самим владельцем email-адреса, а IT-специалистом компании при настройке электронной почты.

Кстати, настоятельно советую при обращении к деловому партнеру или клиенту не употреблять короткую форму имени («Саш» вместо «Саша», «Ань» вместо «Аня»), каким бы демократичным ни был стиль письма и сколь давней ни была бы ваша переписка. То, что привычно звучит в устной речи, в письменной выглядит слишком уж незамысловато.

СОВЕТ 2. Уделяйте особое внимание форме приветствия

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!» . Даже если вы руководствуетесь благим намерением соответствовать часовому поясу адресата, эта фраза звучит безвкусно, я бы даже сказала, вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте...» , «Добрый день...» . И конечно, добавляйте к приветствию имя адресата, если оно вам известно. Лично мне, например, гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное «Здравствуйте, Тамара!» .

Помните, что таким образом вы сильно экономите время адресата. Ведь он сможет сразу оценить содержание полученного письма и оперативно принять решение о его приоритетности и важности.

Формулировка темы должна быть краткой, но при этом точно отражать предмет переписки. Например, «Договор, счет, акт от ООО “Альфа”» вместо «Документы». По мере изменения аспектов обсуждаемого вопроса вносите уточнение в тему. Например, «Сотрудничество с Пермью» → «Сотрудничество с Пермью. Дата переговоров» → «Сотрудничество с Пермью. Проект договора» .

Если в процессе переписки вы видите, что поле «Тема» заполняется вашим адресатом произвольно либо не заполняется вовсе, берите инициативу в свои руки и пробуйте один из двух сценариев.

СЦЕНАРИЙ 1. При ответе сами заполняйте поле «Тема». Если адресат внимателен, возможно, уже этого будет достаточно, чтобы привести вашу переписку в адекватный вид.

СЦЕНАРИЙ 2. Если же адресат продолжает игнорировать заполнение поля «Тема», напишите ему письмо примерно следующего содержания: «Алла, предлагаю в поле “Тема” сразу указывать предмет письма. Думаю, так мы существенно повысим эффективность нашего общения» .

СОВЕТ 4. Обращайте внимание на поля «Кому» и «Копия»

Нужно четко понимать общепринятое в деловой среде назначение этих полей:

• <если> в поле «Кому» значитесь только вы - это означает, что отправитель письма именно от вас ждет реакции на свой вопрос или просьбу;
• <если> в поле несколько адресатов - отправитель ждет ответа от каждого или от любого из получателей. В этом случае при ответе сохраняйте список адресатов, установленный отправителем, используя функцию «Ответить всем» (конечно, при условии что вы намеренно не хотите ответить только автору письма, скрыв суть вашего ответа от остальных участников переписки);
• <если> ваше имя значится в поле «Копия» - отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. А значит, вступать в переписку по данному вопросу не следует. Если вы все-таки решите это сделать, то признаком хорошего тона будет начать письмо одной из фраз: «Если можно, мне хотелось бы присоединиться к обсуждению данного вопроса...» , «Позвольте высказать свое мнение...» .

Что касается поля «Скрытая копия», то с точки зрения деловой этики это наиболее неоднозначный инструмент электронного письма. Порой оно воспринимается как инструмент чуть ли не тайного наблюдения и информирования. Ведь адресаты, помещенные в «Скрытую копию», не видны другим получателям. В некоторых, как правило, больших компаниях, особо щепетильных в вопросах этики, категорически запрещено использовать это поле в корпоративной переписке, кроме массовых рассылок. Но в большинстве фирм им пользуются, соблюдая следующие правила:

• отправка письма с заполненным полем «Скрытая копия» предполагает, что автор письма уведомил скрытых адресатов (либо собирается это сделать) о причине и целях такой формы послания;
• скрытому адресату не надо вступать в переписку.

На тренингах мне часто задают вопрос: есть ли какие-то общепринятые стандарты относительно времени, в течение которого надо ответить на письмо клиента или коллеги? Но универсального ответа на него не дашь.

Если говорить о внутренней переписке, здесь все определяется скоростью и ритмом жизни самой компании. Есть фирмы, в которых задержка с ответом более полутора часов считается моветоном. А где-то ответ в течение дня - это в порядке вещей.

По общему правилу наиболее приемлемым считается время реакции на письмо в пределах 2- 3 часов. Это так называемое время комфортного ожидания, когда отправитель ждет ответа и не испытывает внутреннего дискомфорта от молчания своего адресата.

А как быть, если, получив и прочтя письмо, вы понимаете, что не можете дать на него полноценный ответ в течение суток? Тогда по правилам хорошего тона уведомьте отправителя о получении вами письма и примерных сроках ответа на него. Например: «Здравствуйте, Сергей Васильевич! Ваше письмо получила. Отвечу в ближайшие пару дней» или «Андрей, письмо получила. Спасибо! Для ответа мне нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее...» .

СОВЕТ 6. Соблюдайте основные правила подачи информации в письме

Их не так много:

• при прочтении письма наиболее комфортен объем, укладывающийся «в один экран», максимум - в страницу формата А4;
• объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 Мб. Более объемные файлы могут привести к «зависанию» почты у адресата;
• при «упаковке» вложений используйте универсальные кодировки zip или rar. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата;
• никогда не начинайте ответ как новое письмо (без сохранения истории переписки). Иначе получатель будет вынужден тратить время на поиски первоначального сообщения;
• пишите языком, максимально понятным адресату. Многие задаются вопросом, уместно ли использовать профессиональную или внутрикорпоративную лексику, сленг, сокращения и англицизмы.

В каждом конкретном случае это нужно решать отдельно.

Так, внутрикорпоративная переписка в компании почти всегда изобилует сленгом и сокращениями: они привычны и понятны всем участникам и позволяют экономить время. А вот использовать их в переписке с контрагентами нужно осторожно.

В моей практике был такой случай. Коллега готовила материалы для издательства и в последнем письме ей написали: «Маша, пришлите, пожалуйста, все ваши материалы asap» . Маша решила, что это обозначение неизвестного ей формата, в который необходимо перевести текст. Она убила кучу времени, правдами и неправдами выясняя, как удовлетворить просьбу издательства. Представьте себе Машину досаду, когда через 2 дня она узнает, что загадочное «asap» - сокращение широко применимого в англоговорящей среде «as soon as possible» («как можно скорее»). А ведь Маша могла отправить материалы в течение получаса с момента получения просьбы!

СОВЕТ 7. Завершайте каждое письмо блоком из подписи и ваших контактов

Независимо от того, насколько вы с адресатом близко знакомы и как долго ведется ваша переписка, в каждом вашем письме должен быть блок, состоящий из подписи и контактной информации. Это неотъемлемый элемент культуры делового общения.

В блок необходимо помещать:

• ваши имя и фамилию. При этом не нужно использовать сокращения. Вместо «Т.Л. Воротынцева» в своей подписи я указываю «Тамара Леонидовна Воротынцева» либо «Тамара Воротынцева» , чтобы адресату было понятно, как обратиться ко мне в ответном письме;
• вашу должность. Это дает адресату возможность понять границы ваших полномочий и профессиональной компетентности при решении вопросов;
• контактные данные (телефон, email, название компании, ее сайт). Так вы обеспечите адресату возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.

Ко всему сказанному хочу добавить: ваши электронные письма - та самая одежка, по которой встречают. Иными словами, соблюдая этикет деловой переписки, вы заочно произведете на вашего адресата самое приятное впечатление.

"Коммерческое предложение", "Новость", "Для Вас" или просто "Rе:" - если такое письмо пришло с незнакомого адреса, то, скорее всего, оно покажется спамом. Несколько слов в теме письма способны привлечь внимание получателя или заставить его отправить письмо в корзину. Тема - это первое, что прочитает получатель письма. Поэтому так важно ее сформулировать.

В теме письма кратко сформулируйте его основное содержание. Желательно писать максимально конкретно, не "О проблемах", а "Проблемы при поставке ЛС в аптеку по ул. Селезнева". Если вы обращаетесь с предложением о сотрудничестве, то укажите в теме письма то, что затрагивает интересы адресата. Например, напишите не "Предложение о сотрудничестве", а "Предлагаем совместную рекламную акцию для увеличения продаж". Или: "Для компании "Альфа": эксклюзивная скидка на размещение рекламы в торговых точках "Беты"". Адресат сразу же должен понять, чем ему полезно будет ваше письмо. Кроме того, если он захочет через какое-то время найти его в списке полученных, то сможет задать для поиска указанные вами в теме ключевые слова. Когда получателем письма выступает потенциальный работодатель, удобным вариантом темы будет такой: "Резюме И. А. Ивановой на вакансию фармацевта".

Ни в коем случае не отправляйте какие-либо файлы без сопроводительного письма. Это все равно что зайти в кабинет к деловому партнеру не поздоровавшись, и просто швырнуть ему на стол нужные документы. Сопроводительное письмо начните с вежливого обращения: по имени-отчеству - к тем, кто старше вас, занимает руководящую должность или просто сам предпочитает такое обращение к себе; по имени - к тем, кто всегда представляется только таким образом и не предлагает называть себя по отчеству. Если вы не знаете, как лучше обратиться, то обращайтесь по имени-отчеству. Перейти к более фамильярному обращению по имени получатель предложит вам сам. Если имя неизвестно - можно обратиться обобщенными словами: "Уважаемые коллеги!", "Уважаемое руководство компании!", "Уважаемые поставщики/клиенты/будущие партнеры!" Наконец, если вы совсем уж не знаете, как обратиться - оставьте просто слово "Здравствуйте!"

В начале письма лучше всего напомнить адресату о том, каким образом вы начали сотрудничество, познакомились. Например: "Во время конференции в Москве мы с Вами познакомились и обсудили возможность дальнейшего сотрудничества". Такой фразой вы напомните человеку, кто вы и почему ему вообще пишете. Не лишним будет выразить признательность, если есть за что, например: "Выражаем Вам глубокую признательность за то, что Вы оказали нам помощь в проведении рекламной кампании".

Далее сразу же перейдите к основному содержанию письма. Желательно без предисловий одной фразой сформулировать повод для обращения: "Предлагаю организовать встречу и обсудить открытие нового филиала". Помните, что большинству людей читать текст с экрана сложнее, чем напечатанный. Поэтому важно, чтобы человек максимально быстро понял, что вы от него хотите. К тому же, первые фразы запоминаются лучше всего. И если вы "запрячете" главную мысль в середину письма, то получатель ее может просто не уловить. Постарайтесь логично разбить весь текст письма на абзацы. Каждый из них начинайте с главной мысли фрагмента. Если вы предлагаете обсудить несколько вопросов, то их можно пронумеровать. Избегайте слишком длинных писем. Если изложение проблемы заняло большой объем - лучше скопировать его в отдельный файл и приложить к письму. Тогда получателю при необходимости будет удобнее сохранить файл у себя в отдельной папке или распечатать его.

В конце письма принято выражать надежду на дальнейшее сотрудничество, благодарить или каким-либо другим способом обозначать свое доброжелательное отношение к получателю письма. Например: "Надеюсь, что все сложности в нашем сотрудничестве будут преодолены, и мы наладим максимально эффективное взаимодействие!", "Выражаем признательность за длительное и плодотворное сотрудничество и поддержку нашего проекта!"

В конце письма укажите ФИО, должность, название компании и контактную информацию. Желательно указывать все контакты, которые могут понадобиться получателю: почтовый адрес, телефоны, факс, электронную почту, адрес сайта. Если пользуетесь в рабочих целях скайпом и "аськой" - укажите и их. При этом желательно не указывать "лишние" контакты. Например, не стоит указывать несколько адресов электронной почты - лучше напишите один, на который почта доставляется надежнее всего.

Подписывайте каждое свое письмо. Крайне неудобно, когда контакты человек указывает время от времени, и чтобы ему позвонить - приходится просматривать несколько его писем в поисках номера телефона. Пользуйтесь автоподписью в почтовых программах и на почтовых сайтах. За счет этой функции почтовая программа автоматически добавляет автоподпись к каждому создаваемому письму.

Если вам нужны несколько вариантов подписи - например, с разными контактными данными для региональных и федеральных партнеров, - можно создать несколько вариантов автоподписи.

"Ой, я забыла прикрепить файл. Высылаю" - это, пожалуй, самая частая фраза, которую можно встретить в письмах с вложенными файлами. Такая забывчивость - это вроде бы мелочь. Но из-за нее происходят значительные задержки в бизнес-процессах. Вы отправили файл и ждете ответа. На следующий день звоните и узнаете, что файл не получен, потому что вы забыли его приложить. Чтобы не попадать в такую ситуацию, заведите себе привычку при отправке файлов первым делом прикреплять их к письму, а затем уже писать сопроводительное письмо.

Еще один совет - называйте файлы таким образом, чтобы получателю они были понятны. Если ваш адресат - это потенциальный работодатель, то файл нужно назвать не "Резюме", а "Иванова И. А. Резюме на вакансию фармацевта" или "Фармацевт. Иванова". Если получатель - партнер по бизнесу, то также посмотрите на файл его глазами. Назовите не: "Коммерческое предложение для компании "Альфа"", а "Коммерческое предложение от компании "Бета"". Не: "Прайс", а "Прайс. Реклама на монетницах. Компания "Рекламист"". В этом случае получатель быстро сохранит письмо у себя в папке и ему не придется его специально переименовывать.

Желательно направлять письмо тому человеку, в компетенцию которого действительно входит решение вопросов, затронутых в письме. Если вы отправляете резюме, то нужно предварительно выяснить электронную почту менеджера по персоналу или руководителя. Если отправляется предложение о сотрудничестве - то обязательно тому, кто принимает решение по таким вопросам, будь это менеджер по закупкам, специалист по рекламе или директор.

Бывает, что единственный доступный адрес - это общий адрес компании вроде info@ или reklama@. Написав на такой адрес, можно легко оказаться незамеченным, поскольку на него поступает много спама. Поэтому желательно в теме письма указать фамилию сотрудника компании, для которого предназначено письмо или название компании, в которую вы обращаетесь. Также помогут обратить на себя внимание ключевые слова, связанные с деятельностью компании. Например: "Проблемы с поставкой леса от компании "Дрова Сибири"" - такая формулировка привлечет внимание менеджеров соответствующей компании.

Еще одна типичная ошибка отправителей - стремление известить о содержании своего письма всех подряд. Они указывают адреса всех более-менее заинтересованных людей, чтобы те получили копии. Ненужные письма вызывают раздражение у получателей, они отвлекают от работы в том числе и вас самих, когда вам начинают перезванивать за разъяснениями.

Существует правило: если вы перечисляете всех получателей через запятую - то ответ ждете от каждого из них, а если указываете часть адресов в строчке "Копия письма" - то ответа от этих адресатов не ждете, просто информируя их. Однако это правило соблюдается далеко не всеми. И с постоянными адресатами лучше специально о таком правиле договориться.

Еще одна удобная функция для отправки копий - "Скрытая копия". Если вы впишете адрес второго получателя в эту строчку, то первый не узнает, что вы проинформировали кого-то еще.

Используйте уведомление о доставке для важных писем. Не старайтесь снабдить им каждое письмо. Также можно использовать пометку о том, что письмо является особенно важным. Только не злоупотребляйте ею. А то некоторые отправители писем любят помечать как особо важные все письма подряд, и от этого их письма вообще перестают восприниматься как значимые.

Для работы с полученными письмами очень удобна функция сортировки полученных писем по папкам. В почтовой программе вы можете создать определенные правила, по которым входящие письма будут распределяться по папкам от определенного адресата, с определенным ключевым словом и так далее. Письма можно сортировать практически по любым параметрам: по важности, размеру, дате, списку адресатов и так далее. Пользоваться сортировкой особенно удобно, если вы подписаны на какие-либо рассылки или если вам приходит большой объем писем. В этом случае, например, приходящие по рассылке новости будут попадать в отдельную папку, и вы сможете читать их тогда, когда будет подходящее время, а не каждый раз, когда будет приходить такое письмо.

В деловых письмах не принято использовать "смайлики". Выражайте эмоции словами: "замечательный", "очень радостно", "восхищаюсь". Исключение - переписка с деловыми партнерами, с которыми вы перешли на "ты", уже не раз попили вместе кофейку и вообще поддерживаете неформальные отношения. Некоторые стараются быть оригинальными в письмах. Например, придумывают нестандартные подписи и заключительные фразы: "Самый креативный директор", "Лучший менеджер по продажам", "С уважением и любовью к Вам", "Жду ответа с нетерпеньем".

Для сотрудника агентства праздников, дизайнерской студии, работа которого предполагает креативный подход, - нестандартные формулировки будут только плюсом, но если оригинальничать начнет бухгалтер или руководитель, то это вряд ли будет принято с пониманием.

При ответе на письма удобнее всего сохранять в теле письма копию входящего письма, тему также удобнее оставлять ту же, которую заявил отправитель. Тогда вам обоим будет удобно следить за ходом решения проблемы. Но крайне неудобна манера, когда автор, впервые отправляя письмо на какую-то новую тему, оставляет тему, которая сохранилась в каком-то давнем входящем письме. Получить весной письмо с темой "Rе: С Новым годом!" не очень приятно и удобно. Сразу понять, о чем в письме пойдет речь, будет невозможно. Найти его через "Поиск" по ключевым словам также впоследствии не получится.

Если вы уходите в отпуск или уезжаете в командировку на какое-то время - воспользуйтесь функцией "Автоответ при отсутствии". В этом случае во время вашего отъезда всем, кто будет отправлять вам письма, будет приходить стандартный ответ, который вы сами напишете. В этом автоответе желательно указать, какого числа вы снова выйдете на работу, а также с кем можно связаться во время вашего отсутствия.

Этот вид деловой переписки все реже используется в нашей жизни, на смену ему пришла электронная почта. Однако бывают ситуации, когда бумажные письма эффективнее электронных. Например, когда необходимо пригласить руководящего работника на особо значимое мероприятие или когда вы хотите передать лично в руки качественно распечатанное коммерческое предложение. В этом случае то, что отправитель потратил время на распечатку и отправку письма по почте, подчеркнет уважительное отношение к получателю.

Рекомендации по составлению бумажных писем в целом те же, что и для электронных. Необходимо уважительно обратиться к получателю, в самом начале сформулировать главную мысль письма (например: "Приглашаем Вас на торжественное вручение премий"), структурированно изложить основное содержание и указать все необходимые контакты.

Важно использовать качественную бумагу и четко печатающий принтер для создания письма и распечатки конверта. Только в этом случае бумажное письмо действительно подчеркнет то, что его получатель является исключительно важной персоной для отправителя.

Пишите письма только тогда, когда это действительно необходимо. Важное требование деловой переписки, как и в целом делового общения, - это уважительное отношение к времени партнера. Берегите время получателей ваших писем, тщательно формулируя вопросы и убирая ненужные подробности. Тогда ваши послания всегда будут восприниматься как важные и информативные, а вы будете получать на них ответы.

Текст: Ирина Куривчак